Vacaciones en Navidad: ¿Cómo organizar a tus empleados?

En esta entrada con contenido actualizado, te mostramos cómo planificar correctamente las vacaciones de Navidad en la empresa.

• Uno de los errores que se suelen cometer es planificar las vacaciones con poco tiempo de antelación o no controlar los festivos locales.
• Un punto clave es el reparto de tareas y el backup que en ciertas labores puedan hacer los compañeros.

Villancicos, luces, decoraciones, árboles…. Todo indica que las fechas festivas están muy cerca y con ella las deseadas vacaciones de Navidad de muchos trabajadores.

Como ocurre en Semana Santa y en verano, a las empresas no les queda más remedio que compaginar en Navidad sus procesos productivos con las vacaciones de su plantilla. Te contamos cuáles son algunos de los errores más comunes al organizar las vacaciones de Navidad en la empresa y cómo puedes evitarlos para organizar a la perfección estos días libres.

¡TUITÉALO! Aprende a planificar de manera correcta las vacaciones de Navidad de tus empleados.

Principales errores al gestionar las vacaciones de Navidad

• Poco tiempo de antelación. En muchas empresas se suelen solicitar los días de vacaciones con muy poco tiempo de antelación, eso genera problemas a la compañía que debe mantener sus procesos productivos con el mismo ritmo que de manera habitual, pero con la mitad de personal. Lo que podría generar un pequeño caos en estas fechas.

• Desinformación de los empleados. En ocasiones, no se informa a los empleados sobre cómo deben solicitar las vacaciones de Navidad o sobre el hecho de que deben ponerse de acuerdo con compañeros que estén en su mismo departamento para evitar que un departamento se quede sin personal durante las fiestas.
• Falta de control de los festivos locales. Conocer con antelación cuáles son los festivos locales. Esto ayudará mucho a la empresa en su estrategia para planificar las vacaciones de Navidad.
• Falta de estrategia de planificación. La ausencia de una estrategia clara para los días festivos puede sumir a la empresa en el caos, por eso es importante, al principio del año, establecer una estrategia de vacaciones para el resto del año teniendo en cuenta periodos como verano, Semana Santa y Navidad.

¿Qué días festivos hay en Navidad?

A la hora de planificar las vacaciones navideñas, es importante conocer cuáles son los días festivos en Navidad. Esto facilitará mucho la tarea a la hora de planificar las vacaciones de los trabajadores.

En 2022, hay que tener en cuenta que el 25 de diciembre, día de Navidad, cae en domingo y que en muchas comunidades autónomas este festivo se ha pasado al lunes, 26 de diciembre. Así, el lunes 26 será fiesta en Baleares, Extremadura, Asturias, Navarra, La Rioja, Canarias, Castilla-La Mancha, Murcia, Andalucía, Aragón, Cantabria, Melilla, Madrid y Castilla y León.

Cabe recordar que en muchas empresas se permite que los días de vacaciones no disfrutados en el año natural se puedan disfrutar hasta el 31 de enero. En este caso, habría que tener en cuenta que el 1 de enero de 2023, día de Año Nuevo, y que también cae en domingo. Será festivo, por tanto, el 2 de enero en Andalucía, Murcia, Aragón, Castilla y León, Asturias. Y, además, el día de Reyes cae el 6 de enero, que es viernes. Por lo que, a la hora de planificar las vacaciones de Navidad, habrá que tener también en cuenta dichas variables.

Depende de la Comunidad en la que trabajes el 26 de diciembre y el 2 de enero serán festivos o no. Compruébalo para no sufrir imprevistos.

Cómo organizar a tus trabajadores en Navidad

Algunas empresas se obsesionan con mantener sus procesos productivos durante este periodo e infravaloran la importancia que tienen las vacaciones en los índices de satisfacción. La clave del éxito reside en dar con fórmulas que aporten equilibrio entre continuidad del servicio y la percepción de los trabajadores.

1. Para empezar, políticas claras…

Si no queremos malentendidos, el punto de partida debe ser una estrategia en la que se detalle de manera clara el procedimiento a seguir para solicitar unos días de vacaciones de Navidad.

·       Adaptándote a las circunstancias de tus empleados

El trámite debe ser sencillo y los resultados han de ser justos para todos. Para ello, la empresa ha de ofrecer cierta flexibilidad y capacidad de adaptación a las necesidades de los empleados.

Pero está claro que todo ello reclama lo que podríamos denominar una fase 0, que es la relacionada con la información. Hay que tomar decisiones basadas en un conocimiento profundo de las características y circunstancias de nuestros empleados y la situación en la que se van a encontrar los procesos productivos.

·       Diseñando reglas de reparto de tareas

A partir de ahí, puedes empezar fijando algunos datos que orientarán el diseño de reglas de reparto de los días de vacaciones de Navidad como:

• Los días en los que se producen picos de trabajo.
• Cuando descienden los niveles de actividad.
• Qué posiciones no pueden quedar nunca al descubierto.
• Si existe prioridad de jerarquía o de antigüedad.
• Qué trabajadores corren más riesgo de sobrecarga laboral.

2. Comienza a distribuir días

Aunque muchos trabajadores no toman la iniciativa por temor a dar una mala impresión, la mayoría prefiere conocer cuanto antes sus vacaciones. Para encontrar el mejor reparto de días libres, lo mejor es empezar a hablarlo cuanto antes y buscar el equilibrio entre las necesidades de todo el equipo.

·       Reasignando tareas

Puedes empezar por reasignar las tareas y buscar el equilibrio. Es decir, uno de los problemas es que, cuando se van varias personas, el resto del equipo tendrá muchas tareas. Para que esto no suceda, habrá que tener una planificación previa.

·       Teniendo en cuenta las opiniones de tu equipo

En todo caso, puede que no tengas que asumir el papel principal en la toma de la decisión. Es decir, puede ser una decisión colectiva. Enfatiza en la idea de que quieres que todo el mundo disfrute de sus vacaciones de Navidad, pero que los proyectos deben de salir adelante.

Del mismo modo, no todo el mundo prefiere las vacaciones de Navidad. Si conoces las necesidades, habrá quien prefiera disfrutar más en verano, o quien únicamente precisa un día para ir a la montaña en Navidad…

·       No descartes el sistema de turnos

Otra alternativa es implantar un sistema de turnos. Es decir, que este año elijan sus vacaciones de Navidad determinados empleados y al siguiente el resto.

3. Los días pendientes de vacaciones de tus empleados

En muchas ocasiones, nos surge la duda de cómo debemos contar los días pendientes de vacaciones que les quedan a los empleados. ¿Se tienen que descontar los festivos? ¿Y los fines de semana? Veamos los puntos principales.

• El cómputo es diferente en función de si se tienen días de vacaciones naturales o laborables. Si son laborables, únicamente computarán los días de trabajo, sin tener en cuenta los festivos o los fines de semana.
• En caso de ser naturales, en ellos se cuentan tanto los días festivos como los laborables. Es decir, si el trabajador coge vacaciones un viernes, estaría consumiendo en realidad tres días de vacaciones (viernes, sábado y domingo) y no uno, ya que el fin de semana también computa.
• La única excepción es que el trabajador firme sus vacaciones desde un lunes. En este caso, no se contaría el fin de semana precedente, ya que el sábado y domingo son días de descanso ganados por el trabajador a lo largo de la semana.
• Conviene recordar los días que les quedan de vacaciones a los trabajadores. Salvo que el convenio o la empresa dispongan otra cosa, las vacaciones caducan en el año natural. Es decir, los días que el trabajador no haya disfrutado hasta el 31 de diciembre los perdería, salvo que no pueda disfrutarlos por incapacidad, maternidad, etc. Aun así, una sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea indica que aquellos empleados que realicen sus trabajos en el espacio comunitario podrán acumular aquellas vacaciones remuneradas y no disfrutadas en años anteriores.

Tecnología: herramientas de organización en las que puedes apoyarte

Tener en cuenta todas las variables sin cometer errores y teniendo el control de toda la plantilla puede ser difícil, sobre todo cuando hay empresas que ya compaginan el teletrabajo con periodos de asistencia a la oficina.

Emplea soluciones de gestión de recursos humanos

Utilizar un sistema de gestión de recursos humanos de última generación puede ayudarnos a simplificar la planificación y gestión de las vacaciones y ausencias, sin destinar más tiempo y recursos de los deseados.

Adopta sistemas de control horario adecuados

Tener claro quién está de vacaciones de Navidad, quién trabaja y en qué momentos lo hace no solo es una necesidad, sino una obligación legal, desde la implantación del control horario obligatori

Otras soluciones tecnológicas para empresas con equipos de número reducido

Si tu equipo no es muy grande, o no quieres instalar ningún software laboral, puedes aprovechar las ventajas de los calendarios de Google, implicando a todo el equipo, incluyendo proveedores, directivos, etc. Todos ellos deben ser capaces de ver los días de vacaciones de Navidad de los demás, para poder organizarse.

Como ves, planificar con antelación las vacaciones navideñas en la empresa resulta fundamental para reducir interrupciones. Lo que beneficia tanto a tus empleados como a la organización.

Ahora que todavía quedan unas semanas para los últimos días del año, planifica bien quién trabajará durante la Navidad y quién descansará en la empresa. Puedes hacerlo con la ayuda de software de Recursos Humanos como Sage HR, que te facilitará mucho la tarea de planificación durante estas fechas para que tu empresa siga con un ritmo de producción normal.

Nota del editor: Este contenido fue publicado por primera vez en 2019, actualizado en 2020 y 2021, y publicado de nuevo en diciembre de 2022 por su relevancia.