Empresas y compañías de todos los tamaños demandan cada vez más soluciones eficientes que les permitan ahorrar en tiempo y costes, a la vez que puedan aumentar su productividad.
El amplio número de recursos disponibles en la actualidad para comunicarse y la variedad de herramientas para la gestión de datos y recursos, pone a disposición de las empresas y empleados un abanico de opciones que, sin embargo, pueden lastrar la productividad de no ser correctamente gestionadas.
Por ello, la unión de todas esas herramientas bajo un mismo paraguas posibilita que el uso de las mismas sea más cómodo y eficiente. Hablamos de las conocidas como soluciones de Comunicación Unificadas, también conocidas por su abreviatura CU.
A continuación, vamos a desgranar las ventajas y posibilidades que ofrecen estas soluciones, así como cuál es la mejor manera de elegir las más adecuadas o las respuestas a las dudas más frecuentes sobre las mismas.
¿Qué son las Comunicaciones Unificadas?
Se trata de una solución que permite aunar varias herramientas de comunicación en una sola plataforma, lo que favorece la interacción entre ellas y brinda la posibilidad de colaboración entre los diferentes miembros del equipo de trabajo con una única interfaz.
Son varias las herramientas de comunicación que se pueden integrar bajo esta única solución. La transformación digital y el extendido uso de la nube, están permitiendo que las Comunicaciones Unificadas sean cada vez más demandadas por empresas de todo tipo e incluso por pymes y autónomos.
Veamos a continuación cuáles son las herramientas que pueden formar parte de un sistema de Comunicaciones Unificadas.
- Voz: el canal más longevo y que sin duda sigue siendo el más utilizado. Las ventajas que además ofrece la Telefonía IP, favorecen el uso de las CU, ya que posibilita llevar un mismo número telefónico tanto en tu móvil, teléfono de sobremesa o incluso usarlo en un softphone.
- Videollamadas: con el auge del teletrabajo, las videoconferencias han ido ganando cada vez más protagonismo en los entornos de trabajo. Permite además la compatibilidad con dispositivos móviles, aplicaciones de escritorio o web, gracias al protocolo WebRTC, con el que podrás realizar videoconferencias desde tu navegador web y sin necesidad de descargar aplicaciones.
- Mensajería instantánea: otra de las alternativas es el uso de mensajería instantánea. La creación de grupos de chats, según departamentos y necesidades, se ha probado muy eficaz a la hora de asignar tareas, compartir datos o información de forma rápida.
- Email: desde una sola interfaz también es posible acceder a tu bandeja de entrada, lo que te permitirá optimizar los datos e información con los que trabajas.
- Fax: aunque pueda parecer un medio en desuso, lo cierto es que algunas empresas siguen usándolo, sobre todo para el envío de documentos oficiales.
- Integración con CRM: con anterioridad nos hemos referido a las múltiples ventajas de contar con un CRM. Dichas ventajas se elevan de manera exponencial al adoptar soluciones de Comunicación Unificadas.
La integración de las comunicaciones con un CRM permite disponer de las mejores herramientas colaborativas para equipos de trabajo. Tareas como la recopilación de datos, análisis de los mismos o la gestión y programación de cualquier contenido, se harán mucho más fáciles si cuentas con todas tus comunicaciones unificadas.
Por qué implementarlas
Son varias las razones por las que es conveniente adoptar esta solución para tu empresa o negocio. Veamos cuáles serían las principales ventajas de implementar las Comunicaciones Unificadas en tu entorno de trabajo.
- Pone tu empresa al día: con la constante y creciente transformación digital, la unificación de las comunicaciones moderniza considerablemente muchos trámites rutinarios para tu equipo de trabajo.
- Mejora la atención al público: tus clientes tendrán una variedad más amplia de medios para contactarte, proporcionando así una experiencia omnicanal.
- Optimiza la gestión: tu equipo de trabajo dispondrá de varios canales para atender a los clientes. Si a ello también le sumamos la incalculable ayuda que proporciona un CRM, la gestión de los datos e información se hará de una forma más rápida y eficaz, ayudando así a los diferentes departamentos a trabajar entre sí.
- Gran movilidad: las Comunicaciones Unificadas, permitirán a tu equipo de trabajo llevarse la oficina allá donde vayan. Lo que será de gran utilidad para aquellos profesionales que necesiten viajar o incluso para los que necesiten teletrabajar.
- Aumento de la productividad: al facilitar la colaboración entre los distintos equipos de trabajo, el aumento de la productividad está garantizado. Los datos y la información serán tratados con mayor eficacia, lo que permitirá resolver tareas con rapidez.
- Ahorro en costes: al unificar todas las comunicaciones bajo una misma interfaz, el ahorro en mantenimiento y administración de dichos canales será considerable. Algo que veremos con detalle más adelante.
Cómo elegir la mejor solución
A la hora de elegir soluciones de Comunicaciones Unificadas hay que tener en cuenta cómo y a quién vamos a contratar dichos servicios. Cabe hablar en este caso de las conocidas como UCaaS, en inglés Unified Communications as a Service, servicio del que ya hemos hablado anteriormente. Mientras que las CU son los canales que se usan a diario en la comunicación, las UCaaS son dichos canales subcontratados a un proveedor externo, generalmente de Telefonía IP, el cual ofrece todos los servicios necesarios para su funcionamiento.
Por tanto, si te decides por contratar un servicio UCaaS, el proveedor te proporcionará también una serie de aplicaciones y herramientas colaborativas para que puedan ser integradas perfectamente con todos los canales de comunicación anteriormente mencionados.
Igualmente, el mismo proveedor se ocupará de todo lo relativo a la instalación y mantenimiento, lo que te permitirá ahorrar en gastos operativos que de otra manera tendrías que cubrir por tu cuenta. El servicio se entrega mediante red IP y está basado en la nube, con todas las ventajas que ello conlleva.
En netelip, contamos con nuestro propio servicio de UCaaS, usando la Centralita Virtual en combinación con Microsoft Teams, lo que te permitirá tener más de 700 aplicaciones para trabajar. Con dicha integración, conseguirás mayores niveles de disponibilidad, flexibilidad, escalabilidad y un mayor ahorro en costes.
Dudas más frecuentes
Vamos a ver ahora las dudas más frecuentes que suelen surgir a la hora de valorar la implantación de soluciones de Comunicaciones Unificadas.
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¿Es caro?
Los precios son por lo general muy reducidos, pero todo dependerá también del tamaño de tu empresa y de los componentes de tu equipo.
Contacta a nuestros agentes en el teléfono 900 525 900 para conocer más sobre nuestro servicio de Comunicaciones Unificadas
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¿Pueden utilizarse en cualquier empresa?
Sí, no importa el tamaño de la empresa o compañía, incluso también es una excelente opción si cuentas con una pyme o eres autónomo.
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¿Necesito adquirir nuevos equipos?
No es necesario a priori. Si ya dispones de un servicio de Telefonía IP, seguramente ya cuentes con el ancho de banda adecuado para poder adoptar esta solución. Por lo que no será necesario la adquisición o instalación de nuevos equipos.
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¿Son seguras?
Lo son, siempre y cuando el proveedor cuente con la tecnología de seguridad de red apropiada y encriptación de datos, como es el caso de netelip. Además, es importante que el proveedor cuente con buenos certificados de seguridad y que cumpla con las leyes de protección de datos. Por lo que la seguridad de la información y datos de tu empresa debe estar asegurada.
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¿Cuál es su nivel de escalabilidad?
El nivel de escalabilidad es total. Las soluciones de Comunicaciones Unificadas se pueden adaptar en todo momento al tamaño de tu empresa, al crecimiento de la misma, o a la demanda y asistencia que necesiten tus clientes. Teniendo en cuenta, también, que dicha escalabilidad no supone en absoluto un coste excesivo y que cuenta con un margen de ampliación de una gran magnitud.
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¿Es difícil de configurar?
En absoluto. Hay que tener en cuenta que en caso de adquirir una solución UCaaS, es el proveedor el que facilitará la puesta en marcha del servicio. Y en caso de que el usuario necesite hacer pequeños ajustes o integraciones son simplemente unos pequeños pasos a seguir.
Conoce más sobre cómo se configura nuestro servicio de UCaaS
Una solución a tu medida
Si te decides por implantar alguna de las soluciones de Comunicaciones Unificadas, pondrás a disposición de tu equipo el mejor recurso para la comunicación de tu empresa.
Tendrás disponible en una sola interfaz canales de voz, videollamadas, mensajería instantánea, correo electrónico o fax. Además, podrás aumentar las ventajas de dicha solución si cuentas con un CRM. Lo que te permitirá aumentar la colaboración entre departamentos y la mejor gestión de datos e información.
También podrás deslocalizar a los miembros de tu equipo y permitir que se lleven las comunicaciones de la oficina a cualquier parte del mundo. El ahorro en costes y el aumento de la productividad será notable.
Asimismo, es importante tener en cuenta la mejora de la calidad del servicio de atención al cliente que puedes ofrecer. Poniendo a disposición de tus usuarios varios canales de comunicación y aumentando la capacidad de resolución de demanda. Algo a tener muy cuenta a la hora de querer ofrecer una imagen de empresa moderna, rápida, eficaz y que se preocupa por sus clientes.
Si tienes más dudas o quieres consultar acerca de las soluciones de Comunicaciones Unificadas que ofrece netelip, estamos a tu completa disposición en el teléfono 900 525 900. También puedes solicitar una llamada telefónica de nuestro técnico y comercial en el siguiente enlace.
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Autor: David Martín
