La documentación es uno de los activos más importantes de las empresas. Por ello, la gestión documental es una herramienta muy útil y poderosa en cualquier sector donde se implante, sobre todo, ahora, con la ingente cantidad de información que las compañías generan. Su relevancia se acentúa aún más en sectores como el industrial, donde la normativa a seguir es exigente y los protocolos de seguridad muy rigorosos. Para dicho ámbito, esta tecnología debería ser un elemento imprescindible a tener en cuenta.
Actualmente, existen multitud de software de gestión documental en el mercado, algunos con muchos años de recorrido. Pero lo cierto es que, de un tiempo a esta parte, hay una tendencia a que algunas soluciones, como los CRM o ERP, ofrezcan su propio gestor documental integrado.
ERP con gestor documental integrado: procesos productivos más eficientes
Como es bien sabido, un ERP mejora la eficiencia y la agilidad de la empresa, reduce los costes operativos, provee de un mejor servicio o producto, ayuda a conseguir nuevos clientes y, además, es accesible 24×7.
Normalmente, lo más valorado por el sector industrial es la facilidad de adaptación de un ERP a su circuito habitual de trabajo. Este permite la conexión con cualquier departamento de la empresa desde la propia aplicación (compras, ventas, almacén, finanzas…), los procesos de planificación que ayudan a reducir lead times, el análisis de costes o la gestión de la producción a través de la subcontratación (órdenes de fabricación externas), entre otras cosas.
La gestión documental es una herramienta muy útil y poderosa en cualquier sector donde se implante
En el ámbito industrial, el gestor documental es utilizado en algunas fases de los procesos de fabricación para disponer de documentos con pautas de trabajo, planos o información relacionada con la calidad de los productos. También se utiliza asignando diferentes roles de usuario para que, sobre todo, en la fase final de la fabricación, se realice un control de calidad, donde las diferentes personas implicadas en el proceso puedan realizar su parte de la auditoría o añadir certificados y fotografías del producto.
Con todo, bajo la premisa principal de integrar los activos y procesos de la empresa en un único circuito de trabajo, ¿por qué no utilizar un ERP que ofrezca también gestión documental? Los gestores documentales integrados tienen varias ventajas: el principal, es que ofrecen una mayor seguridad en la gestión de la documentación, ya que no hay que realizar intercambio de información entre aplicaciones, con las consiguientes quiebras de seguridad que podría haber en el proceso. Por ejemplo, si se utilizan formularios o se aplica un flujo de trabajo en particular, se podrá ir a un registro (un cliente, un artículo, una orden de fabricación, etc.) y acceder a sus documentos asociados rápidamente. Además, estos flujos de trabajo permiten la integración de documentos en circuitos de lean management.
Otra gran ventaja de los gestores documentales integrados es la agilidad a la hora de gestionar los documentos entre las diferentes fases de ejecución de un proceso productivo. Además, se podrán llevar a cabo de forma sencilla procesos que, si hubiera varias aplicaciones implicadas, serían relativamente tediosos o, incluso, no podrían realizarse.
Si se dispone de un ERP y un gestor documental independientes, además de la ya mencionada disminución de seguridad, el usuario se encontrará con otros inconvenientes; como la evidente necesidad de pagar dos licencias o la pérdida de agilidad en la operativa (al tener que ir cambiando de aplicación para acceder a la documentación necesaria en cada momento). Además, a menudo habrá que realizar un cotejado de que la información ha migrado correctamente de una herramienta a otra. Es decir, comprobar que haya una perfecta integración entre los softwares.
En definitiva, utilizar un ERP con gestor documental integrado es el impulso para la conversión de una empresa industrial tradicional a una auténtica fábrica inteligente (o “Smart Factory”). Dicho ERP nos dará la confianza de que todos los procesos empresariales, dentro de una fábrica, relacionados con el intercambio de la información, sean lo más seguros posible, además de poder explotar al máximo los beneficios de un ERP y que no se sufra la pérdida de información por el camino.
Por Manuel Humanes Morillo – Product Manager en Ekon
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