Qué no puede faltar en una ficha de control de proveedores

Ten en cuenta los siguientes datos para incluirlos en tu ficha de control de proveedores y poder llevar a cabo una correcta gestión.

• Una ficha de proveedores es un instrumento útil en las relaciones comerciales cotidianas.
• En la planificación y el control, es esencial manejar buenos datos sobre proveedores.

Es posible que los datos sean el nuevo petróleo, pero como este deben ser ‘refinados’. La ficha de proveedores es un claro ejemplo de ello. No solo refleja un orden, sino también un protocolo de registro y tratamiento.

Por tanto, conviene que pienses muy bien qué incluyes en ella. Los campos que introduzcas van a marcar no solo cierto trabajo administrativo, sino también resultados en la mejora de la toma de decisiones. Algunos datos no pueden faltar.

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Identificador en la ficha de proveedores

Si cada proveedor tiene su propio código, te será más fácil realizar búsquedas y comparaciones. Así, si lo llevas a una hoja de cálculo, puedes ordenar los datos como tú quieras y sabrás de un vistazo a quién corresponde cada uno. Será como una matrícula que llevará asociado todo lo que introduzcas sobre un proveedor.

Te será muy útil para omitir datos identificativos en ciertas presentaciones que vuelquen datos contenidos en la ficha de proveedores. Quizá quieras una tabla en la que, de un vistazo, puedas ver varias columnas y no te interesa que en una aparezca el nombre o denominación social completos, que ocupan un ancho muy grande.

Datos identificativos

Algunos son típicos, incluso obligatorios, en las facturas que te emite el proveedor, como:

• Nombre y apellidos, si es una persona física; la razón social, en el caso de sociedades o la denominación, si se trata de otro tipo de entidad.
• Número de Identificación Fiscal (NIF). También, dado que puedes tener proveedores extranjeros, es recomendable que incluyas campos para señalar otros formatos de identificación fiscal que existan en otros países. Para ello, deberás reflejar el país, el nombre que reciba la identificación semejante al NIF español y el código concreto de tu proveedor.
• Dirección del domicilio fiscal y del social.
• Direcciones de las sedes desde las que se realizan las operaciones.

Pagos

Conviene tener un bloque con toda la información de los pagos a proveedores. Puedes incluir datos como:

• Identificador de las operaciones realizadas con un proveedor. Te servirá para poder registrar diferentes operaciones y sus pagos.
• Fechas de realización de las operaciones, prevista de pago y real de pago.
• Pago anticipado: sí o no.
• Pago retrasado: sí o no.
• Medio de pago. Aquí puedes crear un bloque con mayor desglose. Por ejemplo, si es con transferencia, puedes indicar datos bancarios, como el IBAN, el BIC, etcétera.
• Condiciones habituales. Te permitirá anotar los términos de pago en los que habitualmente se desenvuelve la relación, más allá de que en una operación concreta acordéis otra forma diferente.
• Saldo con el proveedor. Lo normal es que sea cero o tengamos una deuda, pero podemos tener un crédito si hemos realizado pagos anticipados de suficiente cuantía.
• Saldo vivo documentado en efectos comerciales.

Datos de contacto

Son todos los referidos a las comunicaciones. Debes incluir tantos bloques de datos como contactos tengas dentro de un mismo proveedor. Puede que, en un mismo período, tengas que dirigirte a varias personas o departamentos en función de la materia. Además, al cabo de un tiempo, puede haber cambios en los encargados de vuestra relación. Entre otros datos, incluirás:

• Nombre y apellidos. También resulta conveniente que incluyas un campo de apelativo, dado que algunas personas prefieren que te dirijas a ellos por un hipocorístico, una cualidad, un mote afectuoso, etcétera.
• Posición dentro de la empresa.
• Departamento.
• Horarios de atención. Deja un espacio también para reflejar las preferencias. Puede que te atienda dentro de un intervalo amplio, pero que sea más conveniente un momento concreto para comunicarse.
• Fecha de comienzo y fin de la relación. Esto te vendrá muy bien cuándo sepas con quién pudiste o no tratar algún asunto.
• Proyectos en los que participa.
• Teléfonos fijo y móvil. Ten, además, en cuenta que es conveniente que señales si se trata de un número de empresa o personal.
• Correo electrónico.
• Campos para cuentas en redes sociales.
• Contactos de mensajería instantánea.
• Fotografía o descripción, para facilitar la asociación mental y los primeros encuentros. Ten en cuenta que la persona de tu empresa que se relacione con este contacto puede no ser siempre la misma.
• Comentarios. Aquí puedes incluir cómo le gusta a esa persona comunicarse, qué detalles se pueden tener en la atención personal, hechos reseñables, etcétera.

Detrás de cada proveedor, hay personas de contacto cuyas características debes tener controladas para que la relación fluya del mejor modo.

Operaciones

Podemos incluir datos relacionados con todas las operaciones realizadas con cada proveedor. No obstante, suele ser más práctico realizar un registro independiente y detallado con los datos concretos de cada operación, donde figure cuál es el proveedor en cada caso.

De cualquier forma, conviene anotar las condiciones habituales de servicio que te ofrece cada proveedor. Puedes registrar en la ficha varias, si es que recibes distintos tipos de prestaciones frecuentes.

Entre otros, datos podrías anotar:

• Tipo de operación (entrega de bienes o prestación de servicio).
• Precios.
• Tiempos de respuesta.
• Lugar desde donde se produce la expedición y lugar donde se recibe.
• Unidades físicas y características del pedido frecuente.
• Quién se hace cargo de costes, trámites, riesgos y tareas.
• Procedimientos de control de calidad.
• Garantías.
• Empresas participantes en la operación (asegurador, transportista terrestre o aéreo, armador, naviero, estibadores, etcétera).

También puedes registrar, con el detalle que consideres, alguna operación que se salga de lo habitual. Te servirá como referencia de oportunidades y riesgos futuros.

Una buena ficha de proveedores te permitirá conocer de un vistazo datos útiles en tus compras, suministros e inversiones. Además, facilitará la realización de comparaciones.