Importancia de una gestión documental sólida
En promedio, las empresas que carecen de procesos eficientes de gestión documental malgastan unos 20.000 dólares debido a problemas relacionados con los documentos. En una encuesta, los empleados señalaron que dedicaban unos 18 minutos de media en buscar los documentos o el papeleo que necesitaban para completar una tarea.
Como parte de la transformación digital, un sistema de gestión de documentos (DMS) eficaz permite a los empleados organizar los archivos para:
- Garantizar que el personal pueda encontrar inmediatamente los documentos que necesita en tiempo real.
- Proteger la seguridad y la confidencialidad con derechos de acceso, cifrado y otras garantías.
- Sustituir las tareas manuales repetitivas por flujos de trabajo automatizados.
- Crear procesos más sostenibles que no dependan del papel.
Características principales de un gestor documental eficaz
Hacer que la gestión de documentos funcione en beneficio de su empresa requiere un sistema realmente eficaz. Limitarse a escanear todo desde el archivador a Google Drive solo traslada los mismos problemas del papel a los archivos digitales. En su lugar, considere la posibilidad de buscar un software de gestión documental que admita funcionalidades importantes como las que se indican a continuación.
Indexación para búsquedas eficientes
Las soluciones de gestión documental le permiten indexar y clasificar los documentos empresariales para que sean más fáciles de encontrar. En primer lugar, conozca lo que le importa a su empresa. ¿Quiere poder consultar todos los documentos relacionados con una fecha determinada o un número de cliente? ¿Necesitará encontrar documentos de un determinado tipo? Todos estos son ejemplos de posibles campos de índice que puede crear para maximizar la capacidad de búsqueda. La gestión documental también debe permitir búsquedas por palabras clave y texto completo.
Los sistemas de gestión documental más robustos permiten automatizar la indexación para que el personal no tenga que etiquetar manualmente cada elemento. Por ejemplo, si un proveedor médico recibe un lote de órdenes del Dr. Sánchez, esas órdenes se pueden indexar automáticamente con, por ejemplo, la fecha, el tipo de documento «órdenes del médico» y la información del Dr. Sánchez. En el futuro, el personal podrá consultar fácilmente esos documentos buscando cualquiera de los términos relacionados en el índice.
Flujo de trabajo automático
Los flujos de trabajo digitales crean un flujo lógico de procesos, asignan tareas y designan sustitutos en caso de que un empleado no esté disponible. La gestión de flujos de trabajo también especifica qué procesos inician un flujo de trabajo; por ejemplo, el almacenamiento de una factura recibida.
Determinados plazos o un cambio en el estado de un documento en el sistema de gestión documental también pueden activar flujos de trabajo. Un sistema de gestión de flujos de trabajo controla y supervisa los procesos para que los gestores y empleados puedan ver cada paso. Los flujos de trabajo que son buenos candidatos para optimizar, son los que suelen contener numerosas tareas y pasos recurrentes que pueden definirse fácilmente.
La gestión de los expedientes de los empleados, la tramitación de facturas y la gestión de contratos son excelentes puntos de partida, ya que su automatización se traducirá en un gran aumento de la productividad y en un ahorro de costes cuantificable. Por ejemplo, el flujo de trabajo automatizado integrado con el software de RR.HH. puede comprobar si los documentos, como los contratos de trabajo, las revisiones del rendimiento y otros documentos importantes, se han remitido, cumplimentado, firmado y guardado correctamente.
Capacidades de integración
Puede obtener aún más valor de su software de gestión documental si lo integra con otro que ya utilice. DocuWare se ha integrado con éxito a 500 aplicaciones diferentes. Por ejemplo, puede transferir datos de procesamiento de facturas desde el sistema de gestión documental a Sage, QuickBooks, SAP, Microsoft Dynamics y otro software de planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión de relaciones con los clientes (CRM).
Digital records, forms and workflows can also be used by your human resources management and payroll systems. And with email integration, you’re no longer working on projects from your inbox which leads to long, frustrating searches for information. Emails and attachments can be indexed and stored in the correct project file directly from your inbox.
¿Cómo funciona un sistema de gestión documental?
Entender cómo funciona un sistema de gestión documental puede ayudarle a decidir cuál es el más adecuado para su empresa. El resumen que figura a continuación cubre los aspectos básicos.
Capture y procese documentos para gozar de una oficina sin papeles
El software de gestión documental utiliza varios métodos para capturar documentos electrónicos y convertir archivos en papel a formato digital. Estos sistemas funcionan mediante diversos métodos de captura de documentos, entre los que se incluyen:
- Escaneo: Es posible escanear documentos en papel desde una fotocopiadora multifunción, un escáner de alta velocidad o de sobremesa y un smartphone. Estos escaneos pueden indexarse automáticamente, archivarse, enviarse al empleado responsable o utilizarse para activar un flujo de trabajo.
- OCR: Son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de una tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos que pueden ser utilizados por el software empresarial.
- Captura de correo electrónico: Algunos sistemas permiten indexar y almacenar correos electrónicos y sus archivos adjuntos en la carpeta de proyectos correcta, directamente desde la bandeja de entrada.
- Importación desde otros sistemas: Los documentos almacenados en otros sistemas pueden importarse a los gestores documentales. Por ejemplo, estos documentos pueden enviarse a una carpeta «controlada» que utilice un flujo de trabajo para distribuirlos a la persona adecuada.
- Formularios electrónicos: Los formularios en línea, cómodos y estandarizados, sustituyen a los anticuados documentos en papel, los PDF de difícil navegación y la introducción manual de datos, propensa a errores. Los formularios digitales externalizan la introducción de datos a la persona que rellena el formulario y los campos obligatorios eliminan el tiempo dedicado a buscar la información que falta.
Seguimiento y gestión documental para aumentar la productividad
Una vez que los documentos están en el sistema, puede realizar su seguimiento y gestión, lo que aumenta la eficacia de los procesos internos, mejora la seguridad y reduce los errores.
A continuación te explicamos cómo:
- Controles de acceso: Un software de gestión documental sólido permite crear controles de acceso basados en el cargo o el inicio de sesión. Por ejemplo, una persona del departamento de ventas no tiene por qué ver todas las facturas que maneja el departamento de contabilidad. Limitar el conjunto de documentos con los que puede trabajar cada cargo o persona le permite mantener a salvo los documentos confidenciales y proteger la privacidad de clientes y empleados.
- Registros de auditoría: Los registros de auditoría permiten saber quién ve, modifica o imprime los documentos que cumplen los requisitos de conformidad. Estos registros también permiten saber cuántos documentos procesa una persona o un equipo en un periodo de tiempo, lo que facilita el establecimiento de objetivos y la medición de resultados.
- Gestión de versiones: Una vez activado el control de versiones, cuando un usuario autorizado abre un documento para editarlo, su estado aparece como «checked out». A partir de ese momento, el documento es de sólo lectura para los demás usuarios. Cada vez que se vuelve a registrar un documento, recibe automáticamente un nuevo número de versión.
Almacene documentos de forma segura para la recuperación en caso de catástrofe
Los documentos digitales son más seguros que los de papel. En primer lugar, las copias digitales no se rompen, desgastan ni destiñen. No se pueden extraviar, robar o dejar en la sala de descanso por accidente para que todo el mundo pueda verlos. En segundo lugar, la gestión de documentos digitales se basa en los protocolos de seguridad y encriptación más actualizados, por lo que, cuando envías documentos confidenciales, no son tan vulnerables a los hackers como lo serían si los escanearas y los enviaras por correo electrónico.
Tipos de sistemas de gestión documental
Su decisión sobre si elegir un sistema basado en la nube, local o híbrido dependerá de muchos factores, como de la infraestructura de TI de su organización, el coste potencial de actualizar su hardware y el ancho de banda y la experiencia de su equipo. Las cuestiones presupuestarias también entran en juego. La información que figura a continuación le ayudará a decidir qué es lo mejor para su empresa.
Ventajas de cambiarse a un sistema en la nube
Con el software Cloud, los documentos y datos se alojan en una ubicación central en servidores en la nube. En lugar de comprar y gestionar tú mismo los recursos, los adquieres como solución SaaS, pagando normalmente una suscripción mensual o anual. No tiene costes iniciales de licencia, y las cuotas de soporte y mantenimiento están incluidas.
Tenga en cuenta:
- Los costes iniciales son menores porque no hay que invertir en hardware y recursos adicionales. Además, la compra de hardware es un gasto de capital que no puede deducirse del impuesto sobre la renta, mientras que los servicios de suscripción son gastos de explotación que sí pueden deducirse.
- No necesita un equipo técnico interno para gestionar el sistema. Todo se hace por usted, dejando sus recursos informáticos libres para otros proyectos. Los documentos están disponibles en tiempo real en la nube y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite una colaboración más eficaz.
- Las copias de seguridad de los archivos se realizan en varios servidores de centros de datos geográficamente dispersos, lo que significa que si las conexiones o los servidores de una zona se ven afectados, otros servidores de la red en la nube se encargan de gestionar la carga.
¿Por qué elegir un software de gestión documental in situ?
Si su empresa dispone de amplios recursos informáticos, puede tener sentido implantar su sistema de gestión documental y automatización de flujos de trabajo en su propio centro de datos, junto con el resto de sus aplicaciones.
Tenga en cuenta:
- La implantación de software local requiere una gran inversión inicial en licencias de software, además del coste de la aplicación, el soporte informático y el hardware.
- Usted tiene el control absoluto del software y de los documentos que almacena, lo que significa que puede elegir entre confiar el mantenimiento y la asistencia a su equipo de TI o trabajar con su proveedor de software.
- No necesitas acceso a Internet para seguir trabajando con los documentos internos; si tu red interna sigue funcionando, el personal puede seguir trabajando en cierta medida cuando se caiga Internet.
A veces una combinación de ambos es lo que mejor encaja
Otra posibilidad es implantar un modelo híbrido que combine servicios en la nube con software local. Por ejemplo, un sistema basado en la nube puede utilizarse como copia de seguridad de almacenamiento de documentos para un sistema local o un desarrollo en la nube puede integrarse con un ERP local.
¿Cómo beneficiará la gestión de documentos a su empresa?
Una gestión documental eficaz ofrece muchas ventajas, entre las que se incluyen el ahorro total, una mayor satisfacción del cliente, un aumento de la moral de los empleados y un cumplimiento más sencillo de las normativas legales.
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