Qué hace un Project Manager
El project manager se encarga de gestionar un proyecto y coordinar al equipo de trabajo para lograr los objetivos del cliente o de la empresa, respetando plazos y presupuesto. Es responsable de todas las fases de la gestión de proyectos, de la planificación al cierre, coordinando y monitorizando el avance de los trabajos.
Los proyectos gestionados por el project manager pueden abarcar los procesos internos de la empresa y el desarrollo de productos, o encargos para clientes y contratistas. Como cabe esperar, la naturaleza de los proyectos varía muchísimo en función del sector: del sector privado o público, pasando por la tecnología de la información, la construcción, la comunicación y la energía hasta llegar a la educación.
Las funciones de un project manager, o director de proyecto, incluyen:
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Planificar un proyecto y elaborar un plan estratégico, en el que se definen los objetivos que se persiguen y los resultados que se quieren conseguir, los recursos y las metodologías que hay que usar, los plazos y los costes estimados.
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Elaborar un análisis de la viabilidad del proyecto.
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Crear y gestionar el equipo de trabajo, seleccionando los recursos humanos internos de la empresa, pero también a eventuales colaboradores externos y proveedores.
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Organizar los plazos y planificar vencimientos, asignar las tareas y monitorizar el estado de avance de los trabajos, garantizando el respeto de los plazos previstos.
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Comprobar que el avance del proyecto respete el presupuesto previsto.
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Organizar y moderar reuniones y llamadas.
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Gestionar la comunicación con y entre todas las personas que participan en el proyecto: compañeros, clientes, proveedores, inversores.
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Hacer un análisis de los riesgos: prever los problemas que podrían producirse durante el desarrollo del proyecto, anticiparse a ellos o resolverlos.
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Gestionar problemas e imprevistos.
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Redactar informes claros y bien estructurados, tanto para mantener a todas las partes interesadas al tanto de cualquier avance, como para hacer valoraciones al equipo de trabajo.
¿Qué competencias debe tener un project manager?
Las competencias y las soft skills de un project manager que, en su trabajo, debe gestionar aspectos técnicos, económicos y de comunicación, son numerosas y transversales.
Un buen project manager debe tener competencias óptimas de elaboración de proyectos, planificación y organización, tanto del proyecto en su conjunto, como de sus propias actividades. Sabe gestionar los recursos financieros, monitorizar los costes y respetar los presupuestos.
El project manager conoce bien el sector específico en el que trabaja. Por ejemplo, un technical project manager que se encarga de proyectos de desarrollo de software o de transición digital, aunque no se ocupe de las fases operativas, tendrá que tener competencias informáticas o de ingeniería informática. Ahora bien, si trabaja en el campo del diseño o de la comunicación, deberá saber trasladar con soltura al cliente el valor de las soluciones desarrolladas por el equipo creativo. Los ejemplos posibles son infinitos.
Precisamente por esto, a menudo, deberá actuar como «mediador» entre las necesidades del cliente y el equipo de trabajo, además de tener que redactar frecuentemente informes y documentos, el project manager tiene una capacidad de comunicación, lingüística y de comprensión, sabe escuchar de forma activa, negociar y dar instrucciones claras.
Tiene dotes de liderazgo y sabe trabajar en equipo, para mantener un clima tranquilo en el equipo de trabajo y eficiente también en situaciones de estrés, frecuentes cuando se trabaja bajo presión para respetar plazos de entrega y resolver problemas. Por este motivo, la actitud a la hora de resolver problemas y la capacidad de gestionar el estrés (propio y del equipo) son otras características fundamentales para un buen project manager.
Las soft skills del project manager, es decir, las características que tienen que ver con el talante y el carácter, incluyen:
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capacidad de relacionarse e inclinación a entablar relaciones interpersonales positivas;
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precisión y puntualidad;
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capacidad multitarea y resistencia al estrés;
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sentido de la responsabilidad y resolutividad a la hora de tomar decisiones;
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disponibilidad para resolver problemas imprevistos, también fuera del horario de trabajo;
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capacidad para gestionar largas jornadas de trabajo y la dificultad para desconectar del trabajo.
Cómo convertirse en project manager
Como hemos visto, la profesión de project manager requiere competencias muy transversales, que se pueden adquirir en itinerarios formativos muy diversos entre sí.
Un buen project manager puede tener una sólida formación humanística, y haber cursado también estudios de economía y dirección de empresas, o ingeniería y otras materias STEM. Lo que marca la diferencia es en buena parte la experiencia específica en su propio sector de trabajo, ganada sobre el terreno o con formaciones de especialidad y másteres.
Asimismo, la formación de un project manager es continua: para mantenerse al tanto de las novedades, saber innovar en los procesos de gestión, conocer las tendencias del sector y aprovechar las oportunidades que brindan las innovaciones, las nuevas tecnologías y los nuevos enfoques sobre el trabajo.
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