Las 10 mejores prácticas para una oficina automatizada

Deshacer los silos de información y dar a los empleados un fácil acceso a los conocimientos que necesitan para impulsar los procesos y completar los proyectos es un objetivo clave de cualquier iniciativa de automatización empresarial. Con las herramientas adecuadas, su organización puede aprovechar el valor de los activos de información, potenciar la colaboración de los empleados y eliminar las complicadas soluciones de los procesos.

El proceso de detección que activa los esfuerzos de automatización de la oficina identifica los cuellos de botella, y pone en relieve cómo la reingeniería de los procesos basados en papel es necesaria para que su empresa crezca. Esto también puede ayudar a conseguir una aceptación más rápida por parte de los trabajadores.

Considere esto antes de empezar

La automatización de los flujos de trabajo le ayudará a afrontar los retos de la gestión de información de forma práctica e innovadora. Si tiene en cuenta estos 10 pasos a la hora de llevar a cabo la transformación digital de su empresa, ya estará a kilómetros de distancia de su competencia.

1. Definir las reglas de negocio que fundamentan cada proceso de flujo de trabajo

Estas directrices describen las políticas y procedimientos de la empresa y siempre pueden expresarse en preguntas como «sí o no» o «verdadero o falso». Por ejemplo, una norma empresarial puede decir que si un cliente ya está en el sistema (verdadero), obtiene un descuento del 10%. Si el cliente no está en el sistema (falso) obtiene un descuento del 20%.

2. Considere el ciclo de vida de un documento

• ¿Qué inicia el proceso: un correo electrónico, una llamada telefónica, un formulario electrónico, un formulario en papel, una carta que llega por correo o una visita?
• ¿Qué es lo primero que se hace con la información?
• ¿Quién participa en el proceso? ¿Requiere el documento una revisión o aprobación?
• ¿Es necesaria la integración con otro sistema o ERP?
• ¿Existe un calendario de conservación obligatorio para el documento? Si es así, ¿cuánto tiempo hay que conservarlo en el archivo?

3. Utilice una herramienta de mapeo de procesos como el planificador de procesos gratuito de DocuWare

Si quiere planificar y optimizar sus procesos, es muy importante poder visualizarlos. Diseñe rápidamente sus procesos y flujos de trabajo y compártalos con sus compañeros. El planificador de procesos puede utilizarse de forma independiente sin necesidad de un sistema DocuWare (sólo disponible en inglés).

4. Aproveche el poder de la inteligencia artificial (IA)

Las plantillas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) son una herramienta útil, pero tienen limitaciones. Un software avanzado, como DocuWare Intelligent Indexing, va más allá y utiliza la IA para procesar automáticamente los documentos cuando los campos de datos, como los números de factura y los nombres de empresas, se encuentran en lugares diferentes del documento según cada proveedor. El software puede escanear documentos electrónicos y en papel en busca de términos clave y convertir esa información en datos indexados que se puedan buscar.

5. Use control de versiones

El control de versiones garantiza que los documentos mantengan su integridad original, de modo que no tengas que preocuparte de gestionar varias copias en papel o de tener varias copias electrónicas editadas por diferentes personas.

También puedes asegurarte de que todas las personas que realizan cambios en un documento están trabajando con la versión más actual. Las versiones anteriores pueden verse en el historial de versiones, que también muestra los números de versión, el estado, la fecha de almacenamiento, los comentarios y el usuario que guardó el documento.

6. Especifique reglas de sustitución para asignar tareas a grupos en lugar de a una sola persona

Las tareas pueden asignarse automáticamente al primer empleado que tenga no tenga tareas pendientes en ese momento. Al mismo tiempo, los gestores pueden supervisar el procesamiento de los flujos de trabajo. Las reglas de sustitución también pueden reasignar tareas cuando un miembro del equipo no se encuentra disponible.

7. Utilice los códigos de barra para acelerar la indexación de los documentos en papel

8. Importación de documentos automática

Utilice esta herramienta para enviar los documentos a una carpeta supervisada desde la que puedan almacenarse automática y correctamente. Esto es especialmente útil cuando se utilizan escáneres de red o software ERP que crean muchos documentos PDF. La importación automatizada es beneficiosa para las empresas que procesan grandes volúmenes de documentos.

9. Siga las nomenclaturas establecidas en toda la organización

Siga un formato coherente para nombrar los archivos y las carpetas. Use títulos amplios para las carpetas en lugar de ser demasiado específico. Prestar atención a este detalle aumentará la capacidad de búsqueda.

10. Utilice una función automática de documentos relacionados

Vincular documentos que forman parte del mismo proceso empresarial puede realizarse fácilmente creando un campo de datos común. Los documentos asociados se pueden recuperar con un solo clic.