¿Por qué utilizar un gestor documental para administrar la documentación y los procesos de calidad?
Existen varias razones:
- La evolución de las normativas de calidad: (incluidas ISO 9001 y sus versiones sectoriales, así como ISO 14 001, ISO 22 000, ISO 50 0001, OHSAS 18001, etc.).
- Cumplimiento: respetar la normativa vigente y las normas ISO relacionadas con la calidad.
- Ser eco-responsables: Según un estudio, un empleado consume una media de 70 a 85 kg de papel al año, y la mitad se utiliza en el lugar de trabajo.
- Seguridad: garantizar la seguridad e integridad de los documentos, que a menudo son confidenciales.
- Trazabilidad: poder gestionar diferentes versiones, comentarios y anotaciones de distintos colaboradores.
- Preparación de auditorías de calidad: todos los documentos a tan solo un clic.
- El volumen de información: en constante crecimiento (datos mundiales x45 para 2035)
Un sistema de gestión documental satisface todas estas necesidades. Su capacidad de organización y su carácter transversal permiten su aplicación en todos los departamentos de la empresa, desde marketing y finanzas hasta el jurídico y de calidad.
Por eso, a menudo se prefiere esta herramienta a las soluciones dedicadas específicamente a la calidad: su naturaleza multifuncional significa que puede cubrir otros tipos de necesidades dentro de la empresa, y favorece la colaboración y el trabajo en equipo.
La gestión electrónica de documentos ofrece una serie de ventajas para la gestión de la documentación de calidad:
- Crear una ficha de identidad para cada documento y enumerar toda la información necesaria para su identificación y seguimiento: (Título, fecha, referencia, versión, idioma, gestión de versiones, etc.). Es una solución que incluye toda esta información de forma nativa y permite estructurarla. Garantiza la trazabilidad de los documentos.
- Garantiza la accesibilidad de cada documento y controla su ciclo de vida (circuito de distribución, circuito de revisión/validación, informe de consulta, control de uso, etc.). Un gestor documental garantiza la disponibilidad y la exactitud de la información, además de ser accesible y permitir el control de su distribución.
- Garantizar la seguridad y confidencialidad de los documentos: centralizándolos en un archivador digital, accesible con derechos específicos de usuario para su consulta y modificación. Se acabó la documentación en papel tirada por las mesas o en la fotocopiadora: los documentos están protegidos y nunca se pierden.
- Ahorro de tiempo: los documentos están disponibles con sólo pulsar un botón, gracias a la búsqueda de «texto libre», y pueden encontrarse en cuestión de segundos tecleando una referencia, un proveedor o un código de producto. Este ahorro de tiempo se nota especialmente durante las auditorías de calidad, cuando todos los documentos están disponibles y accesibles.
Todas estas funciones están disponibles en un sistema de gestión documental y pueden configurarse con la máxima flexibilidad para satisfacer las distintas necesidades de los responsables de calidad. Con un objetivo claro en lo que respecta a la gestión de la calidad: mejor documentación y mejor control.
La gestión y documentación de calidad: prácticas a mejorar.
Según una encuesta realizada por Archimag para DocuWare, el 74% de los responsables de calidad cree que la gestión de sus procesos puede mejorarse, y el 13% cree que debe revisarse por completo.
Entre los principales problemas figura la gestión de los flujos de trabajo (21%), seguida del archivado y la accesibilidad a la información (15%) y, por último, las normas de clasificación de la información (11%).
Estas respuestas ilustran perfectamente los problemas a los que se enfrentan actualmente los responsables de calidad en la gestión diaria de los documentos y la preparación de las auditorías: la persistencia del papel que circula de una oficina a otra para las validaciones, los problemas de control de distintas versiones, la lentitud para encontrar los documentos, los problemas relacionados con la inseguridad del archivo de los documentos en papel o en árboles de ficheros.
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