Gestión documental vs. Gestión de contenidos: ¿Cuál es la diferencia?

A veces, los términos software de gestión documental (DMS) y software de gestión de contenidos (CMS) son intercambiables. Es comprensible, porque ambas soluciones tienen algunas capacidades en común. Pero si las analizas más detenidamente, verás que resuelven problemas empresariales completamente distintos.

Indice

¿Qué causa la confusión?

una silla azul y una amarilla

Tanto los gestores documentales como los gestores de contenidos:

Gestionan y almacenan de forma segura los activos digitales.
Permiten la creación, retención y distribución de contenidos.
Proporcionan un repositorio centralizado y almacenan la información de forma segura.
Etiquetan el contenido con un identificador único para permitir una búsqueda flexible y una fácil recuperación.
Proporcionan seguridad avanzada de la información mediante autenticación, acceso autorizado, cifrado y registros de auditoría.
Permiten compartir información para mejorar la colaboración.
Permiten la creación de flujos de trabajo automatizados.

Automatización de procesos empresariales vs. creación y gestión de activos digitales

Los bloques de madera crean un diagrama de flujo de trabajo sobre fondo rosa

Un DMS:	Un CMS:
Sustituye los procesos manuales en papel por flujos de trabajo automatizados, aplica las normativas y políticas de la empresa con una intervención humana mínima y facilita el cumplimiento legal.	Se utiliza para crear, editar, compartir y publicar contenidos digitales como páginas web y entradas de blog, o añadir imágenes, archivos de audio y vídeos a esas páginas.
Es un repositorio central de documentos de una empresa en diferentes formatos como Microsoft Word, PDFs y PowerPoints, así como archivos de vídeo y audio, fotografías, dibujos CAD y otros tipos de imágenes.	Es una base de datos única para plantillas, contenidos, gráficos, audio y vídeo, y un hogar para los flujos de trabajo necesarios para actividades como las campañas de marketing y la creación y mantenimiento de sitios web.
Lo utilizan los empleados dentro de la empresa y, cuando procede, la información puede compartirse con clientes, proveedores y partners.	Sirve principalmente para crear y publicar contenidos de cara al público.
Tiene funciones avanzadas de imagen y escaneado, utilizando herramientas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el reconocimiento de huellas dactilares (HCR) para digitalizar documentos en papel.	No tiene estas capacidades de digitalización.
Es fácil de usar sin conocimientos técnicos. También proporciona herramientas para que los usuarios avanzados y el personal informático creen flujos de trabajo y diseñen formularios con asistentes de uso.	Se compone de un backend que utiliza .html, hojas de estilo en cascada, herramientas editoriales que no requieren conocimientos técnicos y una interfaz de usuario para publicar contenidos.
Puede integrarse con otro software, como programas de correo electrónico, planificación de recursos empresariales (ERP), software de gestión de recursos humanos y sistemas contables.	Tiene diferentes capacidades de integración y a menudo se integra con el CRM para compartir los datos de los clientes.
Gestiona las versiones de los documentos y proporciona funciones seguras de firma electrónica.	Principalmente gestiona el contenido de la web y permite ediciones y actualizaciones.
Puede utilizarlo cualquier empresa que desee eliminar los procesos manuales en papel y experimentar las ventajas de la transformación digital.	Se utiliza a menudo para actividades de marketing y publicidad.

¿Cómo sabes si necesitas un DMS o un CMS?

Dos flechas apuntando en direcciones opuestas que significan dos opciones

Ahora que conoces las diferencias básicas entre estas dos plataformas, es hora de averiguar cuál necesitas.

Elige un DMS si quieres:

Un repositorio central que categoriza, almacena y recupera documentos empresariales, archivos de vídeo y audio, fotografías y dibujos CAD entre otros.
Flujo de trabajo automatizado para acelerar los procesos de la empresa y ahorrar tiempo y dinero.
Una solución flexible que puede ampliarse a medida que crece tu empresa.
Acceso autorizado, autenticación y protección contra ciberamenazas para garantizar la privacidad de los datos de clientes y empleados.
Permitir a tus equipos crear y colaborar en procesos y proyectos como el procesamiento de facturas, las revisiones de rendimiento, los contratos, el control de calidad y el procesamiento de pedidos mediante funciones como el flujo de trabajo, la firma electrónica, el control de versiones y un registro de auditoría.
Capacidades de copia de seguridad para apoyar la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres.

Elige un CMS si quieres:

Crear y publicar contenidos web y/o crear una página web en una plataforma fácil de usar.
Añadir vídeo e imágenes a estas páginas web.
Utilizar una interfaz gráfica de usuario que les permita, sin mucho conocimiento técnico, editar, publicar y gestionar contenidos.
Automatizar los flujos de trabajo para coordinar las campañas de marketing y publicidad, y dar difusión para la gestión de las relaciones con los clientes.

Como puedes ver, un DMS y un CMS sirven para fines muy distintos. Crear flujos de trabajo automatizados, proporcionar búsquedas potentes, integrarse con otro software empresarial, ofrecer firmas electrónicas y la creación de formularios electrónicos, y mejorar el cumplimiento normativo son algunas de las funciones más importantes de la gestión documental. Mientras que un CMS está diseñado para la creación, organización, almacenamiento y recuperación de contenidos publicados. Las organizaciones más grandes pueden necesitar ambas soluciones, pero la mayoría de las empresas descubren que una de ellas satisface sus requisitos empresariales particulares.

New call-to-action

Fuente info
Autor:

Rellenando la encuesta puedes ser uno de los ganadores de  nuestra promoción "Empower Digital Cloud" que te permite conseguir la implementación de un proyecto de automatización de procesos empresariales a coste 0 para un departamento.

Solicitar DEMO GRATUITA

Contáctanos ahora:

Ir arriba