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Bogotá — Bloomberg Línea confirmó que este 2023 entrará en funcionamiento un nuevo sistema de gestión documental en EnTerritorio, antiguo Fonade, empresa industrial y comercial del Estado adscrita al Ministerio de Hacienda. Sin embargo, trabajadores de la entidad le aseguraron a este medio que esa inversión es absolutamente innecesaria. Esta es la historia:
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Resulta que el 10 de noviembre del año pasado, EnTerritorio presentó a su Junta Directiva el proyecto de adquisición de este sistema y el objetivo de esta administración, liderada por la gerente Lina Barrera, es apropiar los recursos para adelantar la compra este 2023.
“La entidad cuenta con el Plan Institucional de Archivos-PINAR, el cual fue presentado por el Grupo de Servicios Administrativos ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño como consta en el Acta No. 45 de septiembre de 2021 y posteriormente en el Comité el 23 de noviembre de 2021, donde fueron aprobados los planes y proyectos en materia de gestión documental a desarrollar a corto, mediano y largo plazo, con el objetivo de implementar en ENTerritorio el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA”, respondió el antiguo Fonade a un derecho de petición enviado por Bloomberg Línea.
En la actualidad esta empresa de carácter financiero cuenta con el sistema Orfeo que, según EnTerritorio, data de hace 15 años y “no se encuentra adecuado a las necesidades técnicas y funcionales que requiere la entidad, toda vez que fue creado y diseñado como un radicador de documentos físicos al cual se le han realizado ajustes para cubrir los 8 componentes que hacen parte del modelo de requisitos definidos por el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo”.
Esos componentes son clasificación y organización documental, retención y disposición, captura e ingreso de documentos, búsqueda y presentación, metadatos, flujos de trabajo, flujos electrónicos y requerimientos no funcionales.
“Adicional a ello, los documentos contenidos en el actual aplicativo carecen de atributos para considerar los documentos electrónicos y que garanticen la autenticidad, fiabilidad, integridad para darle valor probatorio”, refirió la entidad.
Frente a la firma con la cual se celebrará este contrato, EnTerritorio expuso que a la fecha no cuenta con una empresa específica para realizar la compra del nuevo sistema de gestión documental, “ya que de acuerdo con el manual de contratación, el proceso contractual deberá surtir los pasos indicados en el mismo”.
Y agregó que en aras de fortalecer el proceso de Gestión Documental y en el marco de la Ley 594 de 2000, “se ha reglamentado en las entidades públicas o privadas con funciones públicas los procesos de archivo, como resultado de lo anterior en el estado colombiano se han fortalecido los sistemas de información, acorde con los desarrollos en las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC’S y se ha visto la necesidad de contar con entidades más conectadas, eficientes, con mejor gestión de sus datos y que presten a sus usuarios servicios rápidos y digitales”.
No obstante, trabajadores de la entidad que pidieron no ser citados con nombre propio, le aseguraron a Bloomberg Línea que esta adquisición no es necesaria y que sí va a representar un detrimento patrimonial para la entidad.
Lo anterior, argumentan, porque el aplicativo Orfeo es totalmente funcional y cumple las funciones que se requieren actualmente. A lo que agregan que un sistema de gestión documental como el que quiere comprar la entidad tendría un precio excesivamente elevado.
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