¡DocuWare es tan versátil como una navaja suiza! Además del procesamiento de facturas, también puede usarse para la gestión de contratos, archivos de personal, entre muchas otras posibilidades, en lugar de depender de soluciones específicas para cada cosa. Aquí tiene tres ventajas principales…
¿Quizás ya se encuentre optimizando su proceso de facturas de proveedores con DocuWare? Podría ser el momento perfecto para utilizar el poder de la digitalización y aplicarlo a otros procesos de su empresa, como en sus departamentos de RR.HH., jurídico o de control de calidad. DocuWare se adapta perfectamente a todo tipo de aplicaciones y áreas dentro de las empresas. Así que, en lugar de adquirir soluciones de software especializadas para cada caso y departamento, recuerde que DocuWare es una herramienta para todos los procesos empresariales que impliquen cualquier tipo de documento o registro.
Ventaja 1: funciona en todos los departamentos
¿Necesita encontrar facturas relacionadas con un determinado contrato? ¿La orden de compra de un portátil para un nuevo empleado? ¿Los registros de las pruebas de calidad y el albarán de entrega de un producto que se ha enviado recientemente? Muy pocos procesos afectan a un único departamento. Con soluciones departamentales muy específicas, se encontrará rápidamente con la limitación de trabajar de forma aislada. Por algo se denominan «soluciones aisladas».
En el mejor de los casos, «sólo» tendrá que cambiarse de una herramienta a otra, es decir, conectarse y buscar el documento adecuado. En el peor de los casos, sin embargo, no tendrá acceso al otro sistema en absoluto, porque las licencias de usuario sólo están disponibles para los que trabajan en ese departamento específico. Entonces tendrá que contactar con alguien de ese equipo y pedirle ayuda. Esto puede llevar horas, en cambio con DocuWare sólo serían unos pocos clics. Puede utilizar términos de indexación coincidentes para llamar directamente a documentos relacionados de diferentes archivadores, sin importar el departamento, y toda la información que necesite estará disponible de inmediato.
Ventaja 2: un entorno de software más limpio
Si un departamento contrata un software pensando «bueno, es sólo para nosotros», no tardarán en surgir problemas en el entorno tecnológico de una empresa. No sólo el departamento de TI pierde rápidamente la pista, sino también el responsable de cumplimiento normativo. Surgen muchas preguntas, tanto desde el punto de vista organizativo como jurídico. Por ejemplo:
- ¿Dónde se alojarán los datos? Por ejemplo, ¿los datos salen de una empresa del territorio español?
- ¿Se procesan los datos dentro del sistema de conformidad con la normativa de protección de datos?
- ¿Quién tiene acceso a qué datos y con qué privilegios?
- ¿Quién es responsable de la gestión de usuarios?
- ¿Es posible sincronizar los usuarios con un Active Directory?
- ¿Es posible el inicio de sesión único?
Con DocuWare como plataforma central, estará mucho mejor posicionado para lograr la armonía del sistema. Incluso si la autonomía de los departamentos individuales es importante para usted, puede simplemente asignar derechos específicos a los jefes de departamento, para que puedan crear archivadores para su propio departamento y configurarlos según sea necesario.
Ventaja 3: Costes más bajos
A simple vista, las soluciones especializadas parecen baratas, sobre todo si anuncian que puedes empezar con un paquete más pequeño. Por desgracia, a menudo tendrás que actualizarlo rápidamente porque superas el máximo en cuanto a usuarios, documentos, archivos, procesos o volumen de datos. Y aunque pueda parecer que se trata de un montón de pequeñas sumas, con el tiempo los costes se van notando.
DocuWare también ofrece varios paquetes de licencias para que los usuarios puedan ampliar su solución Cloud según sus necesidades, en función del número de usuarios y del volumen de documentos. Así, mientras que un responsable de cumplimiento puede necesitar tres licencias de usuario para soluciones específicas si desea gestionar contratos, aprobar facturas y consultar expedientes de personal, con DocuWare solo necesita una licencia para todo, y poder realizar las mismas tareas con una sola aplicación.
Resultado
Si es necesario digitalizar y automatizar procesos adicionales en su empresa, comunique a sus compañeros que ya disponen de la herramienta adecuada en su empresa. Su representante de DocuWare estará encantado de explicarle las posibilidades de la gestión documental para adaptarse a cualquier escenario de aplicación y asesorarle en la implementación de los procesos.
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