Las videoconferencias, o videollamadas, ya forman parte de nuestro día a día. Si bien contábamos con ellas desde prácticamente la llegada de internet a la mayoría de hogares, no ha sido hasta recientemente que se contempla como una herramienta de primer orden, más que como una alternativa u opción secundaria.
Las ventajas son bien conocidas. Evita los desplazamientos, ahorrando así en costes, energía y tiempo para todos los implicados. Lo que ha acelerado también la adopción del teletrabajo y el desarrollo del mundo digital. Ahora no solo podemos conciliar mejor nuestro trabajo y vida personal, sino también reducir la huella de carbono y contribuir a reducir el cambio climático.
Pero, aunque en apariencia una videoconferencia pueda parecer sencilla, esta puede tener sus propios contratiempos. Si bien al hacer una videollamada con familia o amigos nos podemos despreocupar de fallos técnicos u otros inconvenientes, en otro tipo de casos no nos los podemos permitir. Como, por ejemplo, en una entrevista de trabajo, una importante reunión o la presentación de un proyecto. En estos casos nos estamos jugando nuestra imagen profesional y cualquier adversidad durante la conferencia puede hacer que perdamos oportunidades substanciales.
En este artículo vamos a ver cómo mejorar tus videoconferencias. Con todos los trucos y consejos necesarios para que lleves a cabo tus reuniones de trabajo, demostrando que la profesionalidad está también en los detalles.
Prepara la videoconferencia
Antes de empezar la reunión por videoconferencia que tengas planeada, es importante preparar una serie de necesidades y llevar a cabo ciertas acciones para que todo salga adecuadamente.
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Invita a los participantes
Si eres tú quien se encarga de organizar la videoconferencia, sería considerable avisar a todas las partes que van a acudir a la misma. Muchas de las aplicaciones que existen actualmente para realizar videollamadas, permiten mandar correos electrónicos con la hora de la reunión. Además de un recordatorio que se manda momentos antes de la hora acordada, con un botón o enlace de acceso directo a la videollamada. También existen aplicaciones o software como el CRM que permite mandar mensajes SMS, para una mayor comodidad.
En caso de que tú seas uno de los invitados y no el organizador, es importante tener el día y hora de la reunión debidamente agendada. La puntualidad es una virtud muy a tener en cuenta en entornos laborales. Por lo que es recomendable preparar todo con antelación a la llamada, y así no sufrir problemas técnicos o de otra índole justo al comienzo de la reunión. Lo que nos lleva al siguiente punto.
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Comprueba que todo funciona
Lo último que queremos justo antes de empezar nuestra videoconferencia es que algo falle. Existen una serie de detalles que debemos tener en cuenta para realizar dichas comprobaciones.
En primer lugar, verifica que estás usando la cuenta adecuada, es decir, tu cuenta profesional y no la personal. Ya que en esta última se suele utilizar una foto y datos más informales, lo que no se recomienda para una reunión de trabajo.
A continuación, revisa que tu conexión a internet funciona adecuadamente. Sería interesante hacer un test de velocidad para asegurar que no hay ningún problema en tu zona. No está de más cerrar todos aquellos programas que puedan estar utilizando ancho de banda. Sin olvidar, contar con un cable Ethernet en caso de que el wifi falle.
Por último, habría que revisar que el micro y la cámara funcionan correctamente. La mayoría de aplicaciones para videoconferencias permiten hacer un rápido test para comprobar que ambos periféricos funcionan correctamente. Limpiar la cámara y micrófono también es una buena sugerencia, ya que a veces pueden verse obstruidos por suciedad o polvo, dificultando así la comunicación.
Crea un entorno apropiado
Las videoconferencias no dejan de ser un medio audiovisual. Así como a la hora de grabar un programa se dispone un plató y se preparan todos los detalles, las videollamadas también cuentan con sus propios detalles técnicos. Si nos aseguramos de cuidarlos podremos ofrecer una reunión más que eficiente.
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Evita el ruido y distracciones
El entorno es importante para que la comunicación sea la adecuada. Es recomendable que durante la videoconferencia estés solamente tú en una habitación, a puerta cerrada y sin ruidos de fondo. Avisa a quién viva contigo de que vas a tener una reunión para evitar interrupciones, y por supuesto, silencia el teléfono móvil y otros dispositivos.
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Prepara un fondo adecuado
Lo recomendable es contar con un fondo liso y que no esté excesivamente recargado. Por lo que la mejor opción es estar de espaldas a la pared y con la cámara apuntando de frente. Evitando planos desde abajo o arriba. Muchos de los programas que existen para realizar videollamadas cuentan con fondos virtuales, algo a valorar si no contamos con un espacio como el aconsejado.
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Dispón una iluminación adecuada
Intenta evitar que el principal foco de iluminación se encuentre justo sobre ti, ya que hará que se te vea de manera más oscura y poco favorecedora ante la cámara. Lo aconsejable es disponer de una luz frente a ti, a ser posible luz natural. La mayoría de reuniones se tienen durante el día, por lo que no debe suponer ningún problema situarse frente a una ventana donde entre buena luz. En días oscuros u otras situaciones poco propicias, puede disponerse la luz artificial frente a nosotros.
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Viste ropa apropiada
Igual que cuando se acude a una entrevista de trabajo o reunión presencial cuidamos la ropa que llevamos, en una videoconferencia no podría ser menos. Evita llevar colores demasiado claros o demasiado oscuros, ya que puede afectar al brillo de la cámara, afectando al tono de tu propia cara. Lo recomendable es llevar tonos intermedios y evitar estampados demasiado llamativos.
Además, se aconseja vestirse completamente para la reunión. Puede parecer que el pantalón del pijama no va a verse en cámara, pero nunca sabremos si tenemos que levantarnos de la silla por el motivo que sea. Por lo que nos exponemos a dar una imagen poco profesional.
Utiliza la tecnología adecuada
Los detalles que hemos comentado hasta ahora pueden fallar más o menos, darán mejor o peor imagen, pero incluso si no funcionan todos podríamos tener una videoconferencia. No podemos decir lo mismo si falla la parte tecnológica, ya que sin ella no podríamos realizar la reunión en ninguno de los casos. Veamos qué hay que tener en cuenta sobre el equipo que vayamos a usar para evitar fallos.
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Elige el dispositivo adecuado
Es posible emplear varios dispositivos para llevar a cabo una videoconferencia. La elección de cuál es el más adecuado dependerá de la disponibilidad que tengas del mismo y de la naturaleza de la reunión.
Si lo que precisas es manejar documentos y tener a mano todo aquello que necesites para una reunión o presentación, sin duda la mejor opción es el ordenador, ya sea de sobremesa o portátil. Para reuniones breves o en las que no necesitas hacer presentaciones, seguramente sea mejor usar el teléfono móvil, ya que, como ventaja, te permitirá elegir mejor en qué sitio realizar la videollamada.
Tampoco está de más disponer de dispositivos de emergencia, por si alguno falla en un momento determinado, poder usar aquel que haya disponible. Para evitar situaciones así, es importante revisar que la batería está cargada, y que contamos con un cargador cercano en todo momento.
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¿Software o web?
Ante esta pregunta, también caben varias posibilidades. Todo dependerá de las necesidades y los equipos con los que se cuenten para realizar la videollamada.
Descargar un software para videoconferencias tiene la ventaja de que podrás usarlo para múltiples escenarios. Como por ejemplo en el caso del softphone de Zoiper, con el cual contamos en netelip. Te permitirá también realizar llamadas de voz mediante telefonía VoIP, grabar las llamadas, utilizar mensajería instantánea o importar tu lista de contactos.
En netelip también disponemos de nuestro propio software para videoconferencia, como es vConference. Contarás con una suite completa de herramientas de comunicación que te ayudarán a trabajar mejor en equipo. Podrás organizar y personalizar tus reuniones, hacer uso del chat y compartir los recursos que necesites.
Sin embargo, las videoconferencias por web también tienen sus ventajas. La principal, no tener que descargar ningún software, por lo que se puede invitar o participar con diferentes miembros sin que dispongan de un software específico. Simplemente mandando en enlace de la reunión podrá participar quien lo desee.
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Usa auriculares con micrófono integrado
El uso de auriculares durante una videollamada es aconsejable por varios motivos. Principalmente, porque si cuenta con micrófono integrado, podemos evitar situaciones de eco, en las que se escuchará de forma repetida la voz del resto de participantes por el altavoz del dispositivo.
Además, unos auriculares ayudan a escuchar mejor y a aislarte durante la reunión para una mejor concentración. Es importante contar con unos auriculares de repuesto por lo que pueda ocurrir durante la reunión. De igual forma, también se aconseja usar auriculares con cable, para evitar problemas de interferencia o batería que sí puedes tener con unos inalámbricos.
Organiza la reunión
Tanto si eres el que organiza la videoconferencia o uno de los invitados, es importante preparar otros aspectos de la reunión, para tenerlo todo a mano y previsto ante cualquier vicisitud.
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Prepara los documentos
Ten a mano todos los documentos que vayas a usar durante la reunión. Muchos programas permiten compartirlos o realizar presentaciones mientras dura la videollamada, lo que es muy útil a la hora de hacer exposiciones.
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Elige una duración estimada
Al comienzo de toda reunión, ya sea virtual o física, sería conveniente reseñar la duración de la misma, avisando de la hora aproximada de su finalización. Esto te ayudará a llevar una mejor organización de todos los puntos que quieres tratar y cuánto te llevará cada uno. Además, poniendo en sobre aviso a los asistentes de la duración de la videollamada hará ver que eres una persona organizada y que también tienes en cuenta el tiempo de los demás.
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Organiza los turnos de palabra
Si eres la persona que organiza la reunión, debes tener en cuenta un sistema para dar el turno de palabra a cada uno de los participantes de la misma. Un truco es apuntar el orden de pedida de la palabra, e instar a pedir la misma levantando la mano en cámara o escribiendo en el chat con un emoji de una mano en alto.
También es importante controlar los micrófonos de los asistentes, para que no se oigan varias voces a la vez, corriendo el riesgo de que no se entienda nada. Por ello, es aconsejable silenciar todos los micrófonos y encender el de aquellos que tengan la palabra en ese momento.
Durante la reunión
Mientras está teniendo lugar la videoconferencia, también hay que tener en cuenta una serie de detalles, que harán que no se pueda dudar de tu profesionalidad y soltura.
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Cuida tu postura
Siéntate en una postura erguida. Lo más conveniente es elegir una silla en la que puedas apoyar toda la espalda en el respaldo de la misma. Intenta que la cámara este frente a ti, para que no tengas que forzar al cuello hacia abajo o arriba. Piensa que la reunión puede extenderse y si no tienes una buena postura lo notarás después.
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Adopta un buen tono de voz
Al empezar la reunión pregunta si se te escucha correctamente. Te ayudará a comprobar que el micrófono funciona perfectamente. Intenta mantener un buen tono de voz, pero sin necesidad de gritar. Cuida que el micrófono no este demasiado lejos de tu boca a la hora de hablar, y recuerda silenciarlo cuando no estés participando para evitar posibles ruidos incómodos.
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Atiende a tu lenguaje corporal
Actúa de forma natural. Si estás en una presentación o en una entrevista muy importante, toma el tiempo que necesites antes de la videoconferencia para relajarte. Al igual que en una reunión en vivo, hay detalles que no quedan demasiado bien, como tocarse el pelo o la cara y hacer demasiados gestos con las manos. Evita también bostezar o estirarte, por muy cansado que estés, ya que da una imagen bastante negativa. Aunque estés en tu propia casa, no olvides que estás asistiendo a una reunión.
Después de la videoconferencia
Una vez concluida la reunión, puedes realizar una serie de acciones que elevaran tu compromiso con los participantes y que permitirán que lo tratado durante la videollamada quede de alguna manera registrado y disponible para posterior acceso.
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Agradece la asistencia
Si has organizado la reunión puedes mandar un email o un mensaje agradeciendo la asistencia a la misma. De igual forma, si has sido el invitado o te has postulado a un puesto mediante una entrevista, también puedes mandar un email agradeciendo el tiempo del entrevistador y quedando a disposición del mismo para lo que sea necesario. Lo que dejará ver tu interés y profesionalidad.
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Comparte los documentos
En esos mismos emails que vas a mandar agradeciendo la asistencia, también puedes enviar todos los documentos que has usado durante la presentación. Así, todos los participantes podrán tener acceso a la información que deseen consultar.
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Grabación de la reunión
Si has realizado una presentación que te gustaría grabar, siempre deber tener en cuenta que hay que pedir permiso a los asistentes de la misma. Ya que van a salir en cámara, hablar y dar opiniones, es imprescindible que avises de la grabación de la presentación y pedir su consentimiento.
Una vez que tengas la presentación o conferencia grabada, puedes subirla a plataformas como YouTube. Desde donde cualquier persona pueda acceder a la información que esté buscando. El enlace a dicho video también podrás compartirlo con los asistentes a la reunión o en tus redes sociales profesionales, lo que dará un valor extra al trabajo que realizas.
Videoconferencias con netelip
Como hemos mencionado antes, en netelip contamos con varias herramientas para que puedas realizar videollamadas y poner en práctica todos los consejos que hemos sugerido en este artículo.
Si necesitas un programa para usar en tu ordenador, te recomendamos que descargues Zoiper, con el que también podrás hacer llamadas de voz, haciendo también las funciones de un softphone.
Integrada con la Centralita Virtual de netelip, también puedes usar vConference. Una herramienta muy conveniente para videoconferencias con varios participantes, donde además puedes compartir recursos, llevar a cabo presentaciones y hacer uso de su chat.
Recuerda que, si tienes alguna duda sobre cómo funcionan las videoconferencias, cuál es la mejor opción para tu caso o cualquier otra cuestión, puedes llamarnos al 900 5252 900, donde nuestros agentes te ayudarán en todo lo posible. Además, también puedes mandarnos un email mediante el siguiente formulario.
Fuente info
Autor: David Martín
