Cómo los flujos de trabajo automáticos facilitan el intercambio electrónico de facturas

Cada vez más países exigen que las empresas intercambien facturas electrónicamente y han introducido sistemas de notificación, por los que los datos de las facturas deben transmitirse a las autoridades fiscales. Especialmente cuando las facturas se reciben y/o envían a través de un portal de informes electrónicos, tener un flujo de trabajo automatizado para las facturas es una gran ayuda para ahorrar costes y cumplir la normativa.

Indice:

Flujos de trabajo para informes y facturas electrónicas en las empresas

Los sistemas gubernamentales de declaración de facturas electrónicas son plataformas online a través de las cuales se pueden emitir, recibir, entregar y almacenar las llamadas facturas estructuradas. Esto permite a las autoridades fiscales acceder a información sobre las facturas emitidas por las empresas y combatir el fraude.

Facturas estructuradas

Una factura estructurada es una factura electrónica en formato XML. Contiene los datos exigidos legalmente en una estructura de datos definida. En la mayoría de los países, las plataformas de facturación electrónica sólo recogen datos de facturas estructuradas emitidas entre empresas (B2B) o entre empresas y organismos gubernamentales/públicos (B2G). También se incluyen las facturas entre empresas nacionales y extranjeras. Las facturas de empresas a clientes particulares no suelen registrarse.

Preparación para el reporte

Los sistemas de información de las entidades fiscales funcionan básicamente según dos modelos diferentes, dependiendo de si las facturas sólo llegan a un destinatario a través de una plataforma proporcionada por el Estado (modelo V, como en Italia, por ejemplo) o se envían a través de un organismo externo autorizado (modelo Y, como en Francia, por ejemplo).

En cualquier caso, las empresas deben centrarse en el sistema de información de las autoridades fiscales que exista o se prevea en su país. En la UE, por ejemplo, hay planes para implantar un sistema uniforme de registro del IVA como parte del «IVA en la Era Digital» (ViDA), para el que existen hojas informativas específicas para cada país. En lo relacionado a España, encontrás aquí la información actualizada a Junio de 2024 y a la espera de las últimas novedades.

Volumen de facturas y proceso de aprobación: Cuando la automatización del flujo de trabajo merece la pena

Pero, ¿por qué necesitas la gestión documental y la automatización de flujos de trabajo si quieres utilizar una plataforma de informes ahora o en el futuro, donde todos los datos de las facturas se almacenan de todos modos? ¿En qué casos aporta ventajas la automatización de flujos de trabajo con DocuWare en combinación con un portal de informes electrónicos? 

• Situación 1: Tu empresa no recibe más de 100 facturas al mes y sólo necesitas la aprobación de una persona por factura. Aquí es donde la automatización del flujo de trabajo puede ayudar, pero no es absolutamente necesaria. 
• Situación 2: Tu empresa recibe cientos de facturas y el proceso implica a menudo o siempre múltiples aprobaciones por parte de varias entidades. A este nivel de complejidad, se requiere un flujo de trabajo automatizado para agilizar tu proceso y gestionarlo conforme a las normativas legales.

El factor decisivo es siempre cuántas facturas tienes que procesar y cuántos puntos de aprobación intervienen en el proceso.

Integración con tu ERP 

Utilizas un flujo de trabajo de DocuWare para el procesamiento electrónico de facturas y un sistema ERP o contable. El sistema que combines con la plataforma de informes electrónicos depende de tu flujo de trabajo de facturas.

• Si tu ERP tiene una integración con la plataforma, puedes conectarlo. Entonces recupera los datos y los transmite a la plataforma, y el flujo de trabajo de DocuWare recupera entonces los datos del ERP. En este caso, el sistema ERP es el primer punto de contacto para las facturas y, por tanto, debe estar integrado con la plataforma de informes electrónicos.
• A continuación, las facturas recibidas en el sistema se transfieren a DocuWare, donde pasan por procesos de indexación, auditoría y aprobación, a menudo utilizando otros documentos archivados en DocuWare. Al final de este proceso, los datos complementados se transfieren al ERP, que ya está integrado con la plataforma de informes electrónicos.

En este caso, el sistema ERP necesita primero los datos de la factura, y DocuWare actúa como un elemento adicional en el procesamiento de los documentos. La integración del ERP con DocuWare ya está en marcha.

Integración mediante flujo de trabajo de facturas

Si tu ERP no tiene una integración con la plataforma de informes electrónicos, el flujo de trabajo de facturas en DocuWare se integra directamente con la plataforma de informes.

• En DocuWare, los procesos de aceptación de facturas ya están definidos y la plataforma de informes no es más que otra fuente de facturas entrantes.
• Las facturas pasan por el proceso de indexación, comprobación y aprobación, también sobre la base de otros documentos de DocuWare, como presupuestos o albaranes. Al final del proceso, los datos se transfieren al ERP o sistema contable.

En este caso, DocuWare necesita primero los datos para poder transferirlos al ERP o sistema contable. La integración de DocuWare con el ERP está en marcha y sólo cambia el volumen de datos.

Ventaja: las facturas entrantes y salientes siguen guardándose en DocuWare

Independientemente la integración con tu ERP o sistema contable, es conveniente mantener el flujo de trabajo de las facturas con DocuWare debido a la facilidad de acceso y uso, especialmente la búsqueda de texto completo. Además, existen referencias cruzadas entre documentos: Por ejemplo, puedes llamar a todas las facturas que estén vinculadas a un númerto de contrato. Con DocuWare como sistema de gestión documental y automatización de flujos de trabajo, puedes recibir y procesar facturas estructuradas electrónicamente y acceder rápidamente a la información. 

Los informes electrónicos también se benefician del OCR y la indexación inteligente

No se requiere OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para una plataforma de informes electrónicos ni para las facturas procesadas en ella. Sin embargo, tu empresa no recibirá todas las facturas a través de la plataforma. Además, a menudo se requieren otros documentos para la aprobación de las facturas, ya sean pedidos, notas de entrega, albaranes o documentos de aceptación. Con la indexación inteligente de DocuWare, puedes describir el contenido y los datos de estos documentos en forma de datos indexados, haciendo que el proceso sea aún más eficaz.

Seamos claros: si tu empresa recibe más de un centenar de facturas al mes y en el proceso intervienen varios aprobadores, la combinación de un flujo de trabajo automatizado de facturas con un portal de informes merece enormemente la pena.