«¡Poned nuestro proyecto en primer lugar!» Traducción: Tenemos alcance, presupuesto y aprobación ejecutiva, y nuestro proyecto marcará una gran diferencia para la empresa.
«¡Eso no es! … ¡Cámbialo!» Traducción: El cambio de alcance forma parte de la evolución de los objetivos y los mandatos ejecutivos, y tenemos que movernos rápidamente para adaptarnos.
«¡Hemos encontrado nuestra propia solución!» Traducción: No necesitamos pasar por un complicado proceso de adquisición: hemos encontrado una solución que podemos comprar con una tarjeta de crédito y empezar a utilizar ahora mismo. No nos importa si no se integra con otro software de la empresa o satisface las necesidades de varios departamentos.
Estos dolores de cabeza suelen originarse por un software heredado que simplemente no satisface las necesidades de una organización moderna. Los sistemas anticuados de gestión de contenidos y documentos son los villanos más frecuentes: las actualizaciones son complicadas y costosas, las integraciones se interrumpen con frecuencia y el acceso es imposible a través de dispositivos móviles. ¿Por qué no puede ser más fácil?
La gestión documental en la nube es un elemento clave para un nuevo conjunto de requisitos informáticos. Resuelve los puntos débiles cruciales que a menudo son la fuente de las «exigencias» enumeradas anteriormente.
Cinco formas en las que el software de gestión documental en la nube hace que estas preocupaciones pasen a la historia
1. Mayor agilidad empresarial
Con soluciones basadas en la nube, la activación de nuevos servicios, la creación de nuevos usuarios y la configuración de flujos de trabajo, se gestionan con la ayuda de su proveedor de servicios. Los responsables de TI pueden aumentar la capacidad y añadir beneficios sin necesidad de invertir en nuevas infraestructuras, formar a nuevo personal o conceder licencias de un nuevo software. El personal de TI se libera de realizar actualizaciones del sistema y aplicar parches de seguridad porque el proveedor de servicios en la nube asume esta responsabilidad. Esto significa que tienen más tiempo para trabajar en proyectos de alta prioridad para el negocio.
Además, se invierte todo el modelo de gasto: las suscripciones a los servicios se clasifican como gastos operativos en lugar de gastos de capital. Por eso, desde un punto de vista puramente presupuestario, la nube tiene mucho sentido.
2. Aumento de la productividad
Los trabajadores pasan horas incalculables introduciendo datos, buscando información y enviando documentos por correo electrónico. Esto no solo paraliza procesos enteros, sino que introduce oportunidades significativas de errores, excepciones y molestias innecesarias.
El software basado en la nube ofrece una configuración rápida, curvas de aprendizaje cortas y un tiempo de inactividad nulo para que los empleados, los gerentes y los ejecutivos se involucren con la nueva solución con una interrupción mínima del negocio. Su personal puede dejar de perder el tiempo en tareas manuales y repetitivas y pasar a un segundo plano los procesos rutinarios, interactuando con la información sólo en los puntos de decisión clave.
Todos se darán cuenta de que ya no hay que revisar papeles ni almacenar documentos. Experimentarán el aumento de la productividad que se consigue con los flujos de trabajo automatizados, diseñados para las necesidades específicas de la empresa y adaptables en respuesta a los requisitos cambiantes.
3. Escalabilidad ilimitada
Los servicios basados en la nube son ideales para empresas de cualquier tamaño, tanto si la empresa está en pleno crecimiento como si la demanda de sus productos y servicios fluctúa. Son clave para todas las empresas que valoran la escalabilidad. Al aprovechar las robustas bases de infraestructura como Microsoft Azure, se puede disponer al instante de un almacenamiento casi infinito, un mayor número de usuarios y una potencia informática adicional.
Sin la flexibilidad que conlleva una solución basada en la nube, pueden surgir soluciones ad hoc. Por ejemplo, si un empleado con profundos conocimientos institucionales deja la empresa, un empleado de ese departamento puede llenar el vacío creando su propio flujo de trabajo manual no documentado. Esta solución a corto plazo puede facilitar el trabajo de esa persona, pero interrumpe el flujo de colaboración para los que le rodean. Con un software escalable, es fácil añadir usuarios, designar participantes adicionales en el flujo de trabajo y evitar este escenario improductivo.
4. Gestión segura de la información
La seguridad es una prioridad para todas las empresas. Los sistemas de gestión documental basados en la nube aprovechan la seguridad activa y completa del centro de datos, así como los perfiles de usuario detallados y controlados desde un único sistema.
Si opta por la gestión documental basada en la nube, la tranquilidad que ganará será enorme. Los mejores proveedores de gestión documental utilizan un almacenamiento de datos redundante para garantizar un proceso de recuperación de desastres rápido y completo. Incluso si su empresa sufre un ciberataque o una catástrofe natural, sus documentos estarán seguros y accesibles inmediatamente.
5. Acceso móvil
Los viajes de negocios se están convirtiendo, una vez más, en una parte integral de la vida laboral. Con una aplicación móvil, se debería poder acceder a todos los documentos, participar en los flujos de trabajo y almacenar los documentos directamente desde una tableta o un teléfono inteligente. Una aplicación móvil debe reflejar el aspecto y la sensación del software en un ordenador portátil o de sobremesa y no requerir formación adicional.
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La gestión documental implica mucho más que archivar y gestionar documentos electrónicamente. En resumen, es un sistema que permite a los trabajadores dispersos geográficamente participar en un flujo de trabajo digital que elimina la fricción de sus responsabilidades diarias.
La gestión de documentos basada en la nube resuelve estos dolores de cabeza habituales en el ámbito de las TI, al tiempo que permite que tanto el equipo de TI como los propietarios de la empresa tengan éxito. Permite, incluso a la empresa más pequeña, ofrecer una experiencia que cambia las reglas del juego a través de un almacenamiento escalable y una potencia de cálculo y seguridad que superan los estándares del sector.
Nota del editor: Este artículo ha sido actualizado para mayor precisión y se ha añadido nuevo contenido.
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