¿Cómo estar preparado para las auditorías de empresa?

Hoy en día, la flexibilidad financiera es uno de los principales atributos que determinan si su empresa se adaptará y prosperará en estos tiempos de incertidumbre. Resultará sorprendente, pero su auditoría anual puede ser un arma secreta en sus esfuerzos por aumentar la agilidad empresarial. Aporta claridad al identificar lo bien que funcionan los controles internos y la información financiera, y qué mejoras de los procesos deben ocupar el primer lugar en su lista de prioridades. La información que obtenga de la auditoría, puede ser una hoja de ruta que le prepare para superar cualquier obstáculo que surja debido a unas condiciones económicas impredecibles.

Durante una auditoría, las operaciones financieras de su empresa son un libro abierto. Los documentos digitales y el flujo de trabajo automatizado garantizan que este registro esté bien organizado, sea objetivo y fácil de entender. Con la gestión electrónica de documentos, todos los archivos de la empresa pueden consultarse con unos pocos clics y los auditores pueden buscarlos fácilmente por criterios como el nombre del proveedor, el tipo de producto, el importe o la fecha, o con la búsqueda de texto completo. Si ha integrado la gestión de documentos con su software financiero, los auditores pueden acceder a la información de apoyo sin salir de su sistema contable o ERP, lo que les facilita todo el proceso de auditoría. 

Con la gestión de documentos digitales, puede almacenar y recuperar registros completos y seguros de todas las transacciones empresariales para acelerar el proceso de auditoría. Toda la información es igualmente localizable, independientemente de que su fuente sean correos electrónicos, contratos, correspondencia o estados financieros. Puede acceder a los datos cuando los necesite, sin demora. Lo mejor es que puede proporcionar un acceso seguro y en línea a los auditores para que el personal de contabilidad y finanzas pueda concentrarse en sus tareas diarias.

¿Cómo DocuWare Cloud protege la integridad del proceso de auditoría?

• Promueve la transparencia en las operaciones empresariales e impulsa la contabilidad. Es fácil saber quién procesó cada transacción financiera y quién aprobó el pago.

• Le ayuda a determinar la eficacia de los controles internos. La gestión digital de documentos facilita una mejor comprensión de su eficacia operativa, la fiabilidad de los procedimientos de información financiera y el cumplimiento de las leyes y normativas vigentes.

• Garantiza la protección integral de todos sus documentos, incluidos los relacionados con la propiedad intelectual y las patentes de marca. DocuWare Cloud ofrece un sistema de almacenamiento seguro y bien diseñado que protege la información que nunca debe perderse, robarse o verse comprometida.

• Protege la información empresarial de criptovirus, ransomware y otros programas maliciosos. Con su base en Microsoft Azure, el 99% de los virus ya son conocidos, por lo que un documento contaminado es reconocido inmediatamente por DocuWare y ni siquiera es archivado. Incluso un virus completamente nuevo no podría propagarse a los demás documentos de su empresa, porque el malware no tiene acceso al almacén de datos correspondiente.

• Facilita la evaluación del uso de los recursos para identificar posibles ahorros de costes. Los resultados de la auditoría proporcionan un punto de inicio para un debate en detalle sobre pérdidas y ganancias. Este debate puede dar lugar a conversaciones sobre cómo se comparan sus precios con los estándares del sector o si su empresa está ofreciendo descuentos demasiado elevados.

• Simplifica la búsqueda de errores en los estados financieros para garantizar que se han preparado de acuerdo con las normas contables y la normativa gubernamental.

• Crea una trazabilidad digital de todas las transacciones financieras. Esto facilita la confirmación de la exactitud de los balances, los estados financieros y los informes de ingresos y gastos. Las pistas de auditoría también proporcionan un sello de fecha y hora y un registro de quién realizó cada paso del proceso.
• Protege a su empresa de fraudes y robos por parte de los empleados. Cuando los auditores cuestionan una transacción, pueden consultar todos los documentos relacionados, como órdenes de compra, facturas, comprobantes y cheques, para evaluar inmediatamente su validez. Esto es especialmente importante cuando verifican transacciones en efectivo. 

• Protege sus documentos en caso de catástrofes naturales. Garantiza la continuidad del negocio con copias de seguridad redundantes guardadas varias veces en centros de datos seguros. Gracias a todo ello, sus documentos e información pueden volver a estar disponibles en poco tiempo tras un imprevisto.