¿Cómo acabar con las soluciones temporales que impiden aumentar la eficiencia?

Si los empleados reemplazan un proceso oficial por soluciones propias, hay una razón de fondo que merece un poco más de atención. Cuando se indaga en la manera informal de saltarse un proceso, a menudo se descubre que es el camino de menor resistencia. Una solución facilita el trabajo de esa persona, al menos a corto plazo, pero interrumpe el flujo de trabajo de quienes le rodean.

¿Por qué evolucionan las alternativas?

1. Un departamento ha sobrepasado los procesos existentes: Si su empresa está creciendo, un proceso que funcionaba para cinco personas puede que ya no satisfaga las necesidades de 50 personas. En este caso, surgen soluciones ad hoc para satisfacer las necesidades cambiantes.
2. Rotación de empleados: Si alguien ocupa el puesto de un antiguo empleado, a menudo debe ponerse al día rápidamente sobre un proceso que no estaba claramente documentado o que en sí mismo era una solo una alternativa. Para mantener el proceso en marcha, recurren a sus propias interpretaciones sobre el funcionamiento de la empresa. El nuevo empleado puede acabar creando una medida provisional porque no conoce o no entiende un proceso existente.
3. Falta de confianza: La gente también crea soluciones alternativas cuando no confía en que otros empleados hagan su trabajo. Por ejemplo, pueden copiar documentos de una unidad compartida y trabajar en ellos localmente para tener más control sobre el resultado, en lugar de trabajar directamente con sus compañeros.
4. Los hábitos son difíciles de romper: Los empleados pueden estar utilizando Outlook para almacenar documentos, Excel para hacer un seguimiento de los proyectos y PowerPoint para crear gráficos. Pueden pensar que no tienen tiempo para aprender a utilizar nuevas herramientas y que su solución rápida es mejor. Puede que no quieran cambiar, aunque la nueva solución sea claramente más adecuada para su trabajo.

¿Cómo DocuWare Workflow Manager facilita la automatización?

Los flujos de trabajo son totalmente personalizables en cualquier punto para optimizar el flujo de información en todo su equipo. Un controlador del flujo de trabajo supervisa las tareas de todos los usuarios y puede configurarse para intervenir en cualquier momento. Además, un historial del flujo de trabajo muestra qué decisiones tomaron qué usuarios dentro de un flujo de trabajo para ayudarle a supervisar el proceso y solucionar los cuellos de botella y los errores humanos. Procesos como el procesamiento de facturas, la incorporación de empleados y la gestión de contratos, que tienen numerosos pasos y puntos de decisión, son candidatos ideales para su primer intento de digitalización.

Cómo DocuWare sustituyó el correo electrónico como herramienta de gestión de tareas en un proveedor de equipos de climatización

Lohmiller & Company/Carrier West proporciona equipos, piezas y suministros a más de 5.000 clientes que atienden necesidades de calefacción, ventilación y aire acondicionado de las comunidades residenciales y empresariales de toda la región de Colorado, EEUU. Con 200 empleados y cuatro sedes, la empresa ha sido galardonada con reconocimientos regionales y nacionales al mejor lugar de trabajo, yendo más allá para ganarse el corazón y la mente de los empleados. Parte de ese logro se basa en la introducción de tecnología avanzada.

 

Lohmiller depende en gran medida de las comunicaciones por correo electrónico, y las solicitudes enfocadas en tareas a veces se perdían en el mar de información electrónica. DocuWare fue implantado en 2018, y los flujos de trabajo automáticos resolvieron este problema al permitir el uso de notificaciones de tareas con recordatorios de correo electrónico incrustados. Ahora los responsables reciben notificaciones de tareas y actúan con inmediatez. También hay un registro de auditoría de qué solicitudes se envían a quién y cuándo. Como resultado, el correo electrónico ya no se utiliza como herramienta de gestión de tareas. La empresa también redujo considerablemente el uso de papel y recuperó el espacio que antes ocupaban los archivadores.

 

Según Brenda Erickson, Responsable de Créditos, «Una vez que la gente supera su miedo natural al cambio, y con la ayuda formativa de nuestro socio DocuWare, la adaptación es rápida, ¡y utilizar DocuWare es realmente divertido!»