La buena comunicación con nuestros clientes es esencial para la marcha de nuestra empresa. De ella dependerán la productividad, las ventas o la fidelización de nuestros usuarios. Por ello, la elección de una centralita telefónica es fundamental para garantizar que todos los procesos comunicativos, tanto externos como internos, funcionen de la mejor forma.
Para elegir una centralita telefónica hay que tener en cuenta varios factores, que van desde el mantenimiento hasta la funcionalidad de la misma, pasando por otros de gran importancia como la inversión necesaria o el coste a largo plazo.
Con una centralita telefónica podrás gestionar todas las llamadas de tu empresa, crear extensiones y menús de acceso o enrutar llamadas. La principal ventaja es la gestión de las comunicaciones telefónicas y la mejora en la calidad de la atención al cliente o proveedores.
En este artículo vamos a desgranar todas las ventajas e inconvenientes que tienen tanto una Centralita Virtual como una centralita física. Te ayudaremos a discernir entre ellas para que decidas cuál es la mejor opción para implantar en tu propia empresa.
Qué es una Centralita Virtual
La centralita Virtual está alojada en los servidores de la operadora de telefonía IP o, como podríamos decir de forma coloquial, en la nube. Por tanto, no ocupará ningún espacio físico en tu empresa. Lo único que necesitarás será una conexión a internet para poder tener todas tus extensiones operativas.
Desde el modem de la empresa y a través de internet las diferentes líneas telefónicas estarán conectadas a la nube que aloja la Centralita Virtual. Donde además estará toda la configuración del sistema telefónico. Que la Centralita Telefónica sea virtual posibilita además que las líneas puedan estar localizadas en cualquier parte del mundo, ya que solo se necesita una conexión a internet.
El operador de telefonía IP proporciona también las líneas telefónicas, así como las numeraciones, y establece también las tarifas de llamada. También, es el operador quien se encarga de poner en marcha la Centralita Virtual, es quien realiza el mantenimiento y se encarga de solucionar cualquier problema que pueda acontecer. Pero, además, facilita el acceso a la Centralita Virtual mediante un panel de usuario, en el que podrás ejecutar los cambios que necesites de manera sencilla.
Si quieres conocer más sobre la Centralita Virtual de netelip y cómo funciona, podrás hacerlo en el siguiente enlace.
Qué es una Centralita Física
La centralita física o centralita IP es, como su propio nombre indica, un dispositivo o hardware que sí ocuparía un espacio físico en tu empresa. A dicho módulo van conectadas todas las líneas con las que opera tu negocio, lo que hace necesario un mayor cableado.
Aunque la conexión con el operador de telefonía IP también se hace a través de internet, en este caso es necesario contar con un servicio de SIP Trunk, el cual facilitará la conexión entre la centralita física y el servicio telefónico que ofrece el operador. En netelip contamos con nuestro propio servicio de SIP Trunking o troncal SIP para que puedas conectar tu centralita física con nuestros servicios.
En este caso, toda la configuración y mantenimiento de la centralita se realiza físicamente desde la propia empresa, el operador VoIP solo facilita el servicio telefónico. Por tanto, la puesta en marcha, mantenimiento y resolución de incidencias corre a cargo de la empresa y del personal que se contrate para ello.
Además, puesto que es el operador de telefonía IP el que proporciona el servicio, es también el encargado de facilitar los números telefónicos y las tarifas que tendrán las llamadas.
Entonces, ¿con cuál me quedo?
Ahora que conoces de forma básica las principales características de ambas centralitas, vamos a ver en detalle cuestiones más específicas, comparando entre ambas para que puedas decidir cuál es la que más te interesa.
En la comparación entre Centralita Virtual y centralita física, veremos aspectos tan importantes como la inversión, los costes de mantenimiento o la flexibilidad geográfica que ofrecen ambas opciones, así como otros importantes detalles a tener en cuenta.
Veamos pues qué centralita sale ganando frente a la otra en distintos aspectos.
Inversión inicial
Centralita Virtual: la inversión que requiere inicialmente una Centralita Virtual es mucho menor, ya que no es necesaria la instalación de un hardware o equipo en la empresa. Tampoco es necesario contratar a un técnico capacitado para que la programe y la ponga a punto.
Al encontrarse la centralita en la nube, los gastos iniciales son, por tanto, menores, puesto que solo se contratará el servicio de Centralita Virtual o se realizará la compra de teléfonos fijos IP. Pero incluso esta última opción puede ser mucho más económica si te decides por la Centralita Virtual, ya que también existen softphones que se pueden usar sin necesidad de adquirir teléfonos físicos, muy costosos a priori.
Centralita física: en este caso la inversión es mucho mayor, pues es necesaria la instalación de un equipo de hardware que haga de centralita en la propia empresa. También hay que contratar a alguien que se encargue de la programación de la centralita y adquirir un servicio de entroncamiento SIP, o SIP trunk.
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Cuotas mensuales
Centralita Virtual: la cuota mensual suele ser superior, ya que el precio incluye la propia Centralita Virtual, la línea, el mantenimiento o el soporte técnico. La principal ventaja es que es una única cuota al mes si nos decidimos por esta centralita.
Centralita física: aquí nos encontramos con dos cuotas mensuales a tener en cuenta, a saber, el mantenimiento de la centralita y el servicio de SIP trunk. Este último suele tener un coste menor, aunque dependerá sobre todo del operador de telefonía IP.
Por tanto, afrontaremos cuotas mensuales menores con la centralita física. Pero hay que destacar que esto puede ser solo a priori, ya que, con el tiempo, una centralita física necesitará de mayor inversión, tanto en mantenimiento como en ampliaciones posteriores.
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Programación
Centralita Virtual: a la hora de programar una Centralita Virtual el nivel de dificultad es mucho menor. Si bien, este grado de dificultad puede aumentar según la magnitud o complejidad de la Centralita Virtual, nunca será más difícil que una física.
De hecho, no es necesario ser un técnico o especialista en la materia para configurarla, ya que desde el panel de la Centralita Virtual es posible llevar a cabo la programación.
En nuestro caso, netelip cuenta con un centro de ayuda con artículos que sirven de manual, tutoriales en YouTube y, por supuesto, la atención al cliente por parte de nuestro equipo. Con dichas herramientas te será más fácil programar tu Centralita Virtual.
Centralita física: en este caso, el nivel de dificultad es mayor. La centralita física requerirá siempre de un técnico especializado, cuya contratación correrá siempre a cargo de tu empresa.
De hecho, es posible que necesites contratar a un buen técnico en tu plantilla para que tenga la programación de la centralita al día. Contar con alguien sin experiencia, o que no esté versado en la materia, podría dejar a tu empresa sin conexión telefónica por un tiempo indeterminado, o incluso expuesta a problemas de seguridad. Por tanto, a la dificultad en la programación se le une el costo de contratar un buen técnico de forma habitual.
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Coste de mantenimiento
Centralita Virtual: el mantenimiento de la Centralita Virtual corre a cargo del proveedor de la misma. El coste de mantenimiento será, por tanto, mucho menor con este tipo de centralita, ya que es el operador VoIP quién se encarga del mismo y sin cuotas adicionales.
Centralita física: aquí los costes serán siempre más elevados. De nuevo entra en juego la contratación de una empresa externa, cuyo técnico deberá desplazarse de forma asidua para comprobar qué todo funciona correctamente. Y eso sin contar con incidencias inesperadas.
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Seguridad y riesgo
Centralita Virtual: la tónica vuelve a ser la misma que con el mantenimiento o la programación. El operador VoIP es el encargado de la seguridad de la Centralita Virtual, por lo que no tendrás que preocuparte de nada más. Cualquier incidencia o exposición a riesgos que pueda sufrir la centralita, será remediado por el equipo del operador, quien también realizará todas las actualizaciones de seguridad cuando sea necesario.
Centralita física: de nuevo es necesaria la contratación de una empresa externa. Además, por lo general los plazos suelen ser mayores, ya que el técnico deberá desplazarse hasta tu empresa. Sin olvidar que dichos plazos dependerán también de la experiencia y conocimientos del técnico.
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Ubicación de la centralita y acceso remoto
Centralita Virtual: está alojada en la nube, por lo que no tendrás que preocuparte en hacer sitio en tu empresa, más allá del router o los teléfonos físicos IP. La principal ventaja, por tanto, es el ahorro de espacio y el prescindir de metros de cableado.
Por otra parte, el acceso remoto a la Centralita Virtual es siempre posible desde el panel de usuario que proporciona el operador VoIP. Lo que hace muy cómodo la configuración de la centralita estés donde estés.
Centralita física: tendrás que pensar en un espacio reservado solamente para el hardware de la centralita, que dependiendo de la magnitud de tu empresa será mayor o menor. De hecho, en algunas grandes empresas necesitan una habitación específica solo para alojar su centralita.
Además, si tu empresa crece necesitarás ir ampliando la centralita física para obtener más extensiones y mejor rendimiento. Por tanto, necesitarás más espacio y hacer un desembolso en nuevo hardware, cosa que no ocurre con la Centralita Virtual.
Por último, el acceso remoto no es una opción que se pueda contemplar con una centralita física. Cualquier configuración o mantenimiento que se requiera hacer necesitará del desplazamiento de un técnico a tu empresa. Los plazos de tiempo y el gasto económico que requieren dicha situación se hacen de nuevo evidentes en este tipo de centralitas.
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Flexibilidad geográfica, extensiones móviles y multisede
Centralita Virtual: puesto que está alojada en la nube y solo se necesita de internet para acceder a ella, la flexibilidad geográfica es total. Lo que además permite crear extensiones móviles con las que los miembros de tu equipo podrán viajar a cualquier parte del mundo. Mientras tengan una conexión a internet podrán hacer uso de la telefonía IP, lo que es tremendamente útil para teletrabajar.
Centralita física: en este tipo de centralita las opciones son totalmente distintas. Puesto que la centralita está localizada de forma física en un espacio, la flexibilidad geográfica es totalmente nula. Y con ello la posibilidad de crear extensiones móviles es también imposible, mermando así las ventajas del teletrabajo.
Hay que tener en cuenta, además, que si tu empresa cuenta con varias sedes deberás instalar una centralita física en cada una de ellas, con el gasto que ello conlleva. Sin embargo, con la Centralita Virtual no tendrás este problema, ya que todo el sistema está alojado y unificado en la nube, ahorrando costes de nuevo de manera considerable.
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Funcionalidades IA, integraciones y actualizaciones
Centralita Virtual: las integraciones son muy útiles si dispones de una Centralita Virtual, ya que te permiten hacer uso de softwares como un CRM, que integrado con tus líneas telefónicas te permitirá un mejor rendimiento y aumento de la productividad.
Por tanto, el uso de funcionalidades IA es posible en las centralitas virtuales. Pero, además, las actualizaciones del sistema siempre estarán incluidas y corren a cargo del operador de telefonía VoIP.
Centralita física: la integración con herramientas de terceros no es posible en este tipo de centralitas, lo que puede limitar mucho el empleo y la gestión de los datos que manejes en tu empresa, ya sean de clientes, proveedores o de tus propios productos o servicios.
Las funcionalidades de inteligencia artificial quedan también descartadas. Además, cualquier actualización que necesite tu centralita física requerirá de nuevo de la contratación de un técnico y de la adquisición de nuevo hardware, ya que con el paso del tiempo este queda obsoleto.
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Conocimientos técnicos y conexión a internet
Centralita Virtual: los conocimientos técnicos para manejar una Centralita virtual son mínimos. Como hemos reseñado anteriormente no hace falta ser un especialista en la materia para la programación de la centralita. Sin olvidar, que contamos con un centro de ayuda, tutoriales en YouTube y atención personalizada, lo que hará mucho más sencillo si cabe la configuración.
Centralita física: de nuevo necesitaremos siempre confiar nuestra centralita física a un técnico especializado en esta materia. Por otro lado, la conexión a internet es imprescindible para el funcionamiento de ambas centralitas.
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Dispositivos IP y líneas de backup
Centralita Virtual: se puede hacer uso de distintos dispositivos, como teléfonos IP, webphone o softphone, así como diferentes aplicaciones para poder establecer comunicación telefónica. Es también posible habilitar líneas de backup o de apoyo, para que funcionen en caso de pérdida de conexión a internet o de un corte de electricidad inesperado.
Centralita física: en este aspecto contamos absolutamente con las mismas opciones que en la Centralita Virtual. Tanto para el uso de dispositivos IP como para las líneas de backup o de respaldo.
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Conclusiones
Una vez vistas las principales diferencias entre ambas centralitas, podemos afirmar que sin duda la mejor opción es una Centralita Virtual. Esta también cuenta con alguna desventaja. Como que la calidad de la voz dependerá siempre de la conexión a internet, o que el añadir más extensiones suele suponer un coste extra. Sin embargo, a largo plazo siempre será la mejor opción.
Por una parte, aunque las cuotas mensuales suelen ser superiores en una Centralita Virtual, se ahorran costes en la contratación de técnicos para la programación o mantenimiento, como pasa con la centralita física. Lo que a la larga supone que la Centralita Virtual será más económica.
También una Centralita Virtual será siempre más cómoda y funcional que una física. No ocupa espacio, permite la flexibilidad geográfica, es fácil de programar y manejar, y de nuevo todo ello repercutirá positivamente en las cuentas de tu empresa.
Pero, además, en cuanto integraciones la centralita física también palidece frente a la virtual. Ya que esta última nos permite un mejor soporte e integración de aplicaciones de terceros, que nos ofrecen la posibilidad de usar desde un CRM, a redes sociales, gestión de correo electrónico, videollamadas o fax.
Pensando en el futuro
Por último, destacar la facilidad de uso de la Centralita Virtual y las posibilidades de ampliación que tiene. Además, es prácticamente imposible que esta quede obsoleta, ya que se trabaja para que esté siempre al día y no necesitarás cambiar o deshacerte de equipos antiguos y obtener nuevos.
Sin duda alguna la opción de la Centralita Virtual es la mejor para tu empresa; por ser la más económica, la más cómoda, por el alto nivel de integración con otras aplicaciones y porque es una solución tecnológica segura de cara a un futuro donde lo digital tendrá cada vez más importancia.
Recuerda que, si necesitas conocer más sobre la tecnología VoIP y cómo implantarla en tu empresa, desde netelip estamos a tu total disposición en el teléfono 900 525 900, o mediante el siguiente formulario.
Fuente info
Autor: David Martín
