7 mejores prácticas para automatizar procesos legales con un sistema de gestión documental

 

La capacidad de una empresa de cumplir con las normativas legales en cuanto a la digitalización, son aún más importantes ahora que muchos empleados trabajan a distancia. Si no cuentan con las herramientas adecuadas, existe la tentación de que su personal utilice software de mensajería y plataformas de redes sociales no autorizadas para realizar su trabajo sin tener en cuenta la seguridad de la información. Los miembros del equipo también pueden enviarse documentos por correo electrónico entre sí, lo que puede comprometer la seguridad y hacer que sea más probable que se pierda la pista de qué versión es la definitiva.

Transforme sus procesos poniendo fin a la dependencia del papel, de los archivos electrónicos no estructurados o de las hojas de cálculo de Excel para el seguimiento y almacenamiento de los documentos relacionados al cumplimiento de las normativas legales. Los procesos empresariales que dependen de métodos susceptibles de cometer errores, como la introducción de información en una hoja de cálculo, especialmente si lo hacen varios empleados, son arriesgados. Aunque todos los participantes hagan lo posible por mantener la precisión, es inevitable que se produzcan errores. Si no se detectan esos errores a tiempo, se puede incumplir la normativa. Herramientas como DocuWare Intelligent Indexing automatizan estos procesos manuales mediante tecnología basada en IA. Intelligent Indexing identifica la información más valiosa de un documento y la convierte automáticamente en datos de índice altamente estructurados y utilizables. 

 

En un caso real, un fabricante de dispositivos médicos utilizaba un proceso manual que implicaba la impresión de una hoja de cálculo de Excel para un miembro del personal que marcaba cada documento después de revisarlo. Ahora, la organización utiliza un flujo de trabajo digital automatizado que sella el documento con la fecha, la hora y el nombre del revisor para verificar que ha sido revisado y aprobado. Los procesos electrónicos como éste reducen los errores de forma significativa y proporcionan una prueba de que se ha completado la revisión requerida.

 

2. Considere la automatización basada en la nube

La seguridad avanzada y la planificación de la recuperación de los datos en caso de catástrofe son pilares fundamentales de una estrategia de cumplimiento. Las plataformas basadas en la nube establecen requisitos claros de seguridad y privacidad y los cumplen sistemáticamente. Estas plataformas proporcionan un cifrado de documentos y de comunicaciones por Internet de última generación que protege los servicios en la nube contra los ataques de bajada de protocolo, el secuestro de cookies, malware y otras ciberamenazas. También proporcionan una copia de seguridad segura mediante la duplicación de datos en centros de datos externos. Trasladar su sistema de gestión documental a la nube, garantiza que su organización cumple con las normativas legales, a la vez que reduce la tensión en los recursos internos de TI.

Dado que cada categoría de documentos tiene un calendario de conservación diferente, los métodos manuales requieren mucho trabajo y son propensos a errores. Su empresa necesita un plan, y un sistema de gestión documental simplifica su ejecución. Este sistema gestiona los calendarios de retención y programa la eliminación automática o con el envío de una notificación por correo electrónico a un miembro del personal antes de la eliminación. La automatización, basada en sus reglas de negocio, hace que sea mucho más fácil mantener a su empresa en conformidad con Sarbanes-Oxley, HIPAA, RGPD, FINRA, FERPA y otras regulaciones federales y estatales.

Almacene los documentos con el control de versiones activado. Busque un sistema de gestión documental con un listado que muestre cuándo se editó por última vez un documento y quién lo editó. Evite confusiones y cambios innecesarios limitando el acceso a las versiones anteriores. Cuando distribuya un documento para su revisión, puede enviar un enlace a la versión de trabajo, no al documento en sí, para no tener que lidiar con diferentes versiones editadas por miembros del equipo al mismo tiempo.

Con este control sobre los documentos, las versiones correctas y aprobadas son siempre las que se utilizan. También desempeña un papel importante en el cumplimiento de la normativa legal, ya que garantiza que se realicen, revisen y acepten todos los cambios necesarios en un documento. En un grupo hotelero con varias ubicaciones, los contratos pasan por un riguroso proceso de revisión. Con un sistema manual, era difícil hacer un seguimiento de las modificaciones a medida que el contrato pasaba por la cadena de aprobación. Al implantar el flujo de trabajo electrónico, el gestor de contratos puede estar seguro de que todas las marcas se conservan, y el personal autorizado puede volver atrás y ver la progresión si es necesario.

 

Los organismos gubernamentales, las organizaciones sin ánimo de lucro y las empresas privadas y públicas pueden ser objeto de una auditoría. Una auditoría legal revisa las acciones de una empresa, negocio o departamento específico para ver si sus reglamentos y procedimientos se ajustan a las políticas de la empresa. Algunas auditorías de cumplimiento también determinan si una empresa está actuando en una organización que cumple con las normas externas, como las regulaciones federales o de la industria.

 

Un sistema de gestión documental garantiza el cumplimiento de las políticas y prácticas corporativas mediante la elaboración de informes que confirman el uso de los procedimientos operativos estándar de una organización. Con un sistema de gestión documental, los informes pueden elaborarse rápidamente y distribuirse a los auditores de forma eficiente.

 

Esto permite a su equipo responder rápidamente a las solicitudes de los auditores y mantener un mayor control sobre la información de su empresa. Cada captura, versión y anotación de un documento se registra para una completa trazabilidad, y cada paso del flujo de trabajo se registra para una mayor transparencia del proceso. Esta transparencia ahorra tiempo al personal y a los auditores.

 

La privacidad de los datos preocupa cada vez más a todas las organizaciones. Además de los requisitos de cumplimiento actuales esbozados por la HIPAA, RGPD, la Ley Shield, la COPPA y las normativas específicas del sector, prepárese para otras nuevas y potencialmente más estrictas que llegarán en un futuro próximo. El cumplimiento de estas regulaciones significará que su empresa debe tener una imagen clara del estado de sus datos y las herramientas para garantizar que estén seguros, resguardados y actualizados.

 

Con un sistema de gestión documental, puede garantizar una alta integridad de los datos y demostrar que la información está completa, es precisa y se almacena con la correspondiente seguridad administrativa, física y técnica para garantizar que no se altere, dañe o elimine de forma inapropiada. Además de proporcionar seguridad interna, la solución puede salvaguardar los datos de los clientes y de los afiliados. Los procesos electrónicos también se adaptan rápidamente a los cambios en la normativa o a las nuevas leyes. Y aplicar las políticas de toda la empresa de forma centralizada es mucho más eficiente que hacerlo departamento por departamento.

¿Cómo las funciones de gestión documental apoyan el cumplimiento de la normativa?