Si aún tienes dudas sobre cómo digitalizar tu empresa y el proceso te resulta abrumador, en este artículo te ayudamos a comprender en qué consiste, sus beneficios, cómo implementarlo con éxito, y de qué manera te pueden ayudar las soluciones de Docuware.
Indice
¿En qué consiste la digitalización de la empresa?
La digitalización es el proceso por el cual las empresas transforman la información de un formato analógico a uno digital mediante el uso de tecnologías avanzadas. Esto incluye la conversión de documentos físicos, la automatización de tareas repetitivas y la implementación de sistemas digitales para mejorar la eficiencia operativa.
Por otro lado, la transformación digital tiene un alcance más amplio, integrando cambios culturales, estratégicos y tecnológicos para adaptar todos los aspectos de una empresa al entorno digital. Supone un cambio global en el modelo de negocio, que abarca numerosas operaciones para automatizar procesos, reducir costes, aumentar la eficiencia y mejorar la calidad del servicio. Esta transformación abarca desde la automatización de procesos hasta la implementación de plataformas colaborativas y sistemas avanzados de análisis de datos.
La digitalización de la información es un primer paso imprescindible, sin el cual no es posible la transformación digital completa de una empresa. La digitalización de los documentos de una organización ofrece ventajas como: un acceso rápido a la información incluso en remoto, un archivado seguro de los datos y ahorro de tiempo.
Aunque digitalizar grandes volúmenes de documentos puede parecer una tarea muy laboriosa, herramientas como las soluciones de gestión documental de DocuWare facilitan enormemente este proceso, ya que permite digitalizar, organizar y almacenar documentos en un solo lugar, ofreciendo acceso centralizado y seguro a toda la información empresarial.
¿Por qué digitalizar tu empresa?
Actualmente las ventajas de digitalizar una empresa son incuestionables. Ya no es simplemente una opción a considerar; con la entrada de la Ley de Facturación Electrónica, por ejemplo, todas las facturas deberán ser digitales. Del mismo modo para cumplir con normativas como la protección de datos, se hace necesario contar con herramientas que garanticen el cumplimiento de todas las regulaciones, mientras facilitan el acceso rápido a la información. Además, estas herramientas actúan como plataformas colaborativas que fomentan la posibilidad de conectarse en remoto. En definitiva, la digitalización es esencial para mantenerse competitivo y actualizado en un mercado en constante evolución.
La digitalización también conlleva una serie de ventajas, entre las que destacan:
- Eficiencia operativa: la automatización de procesos manuales incrementa el rendimiento, reduce costos y libera a los empleados para que se centren en tareas más estratégicas.
- Medición del rendimiento: la digitalización permite monitorear el progreso de las tareas, acceder a datos en tiempo real y tomar decisiones basadas en análisis estratégicos y cuantificables.
- Sostenibilidad: la reducción del uso de papel y la minimización de desplazamientos contribuyen a disminuir el impacto ambiental.
- Mayor competitividad: las empresas digitalizadas están más preparadas para adaptarse a los cambios del mercado y responder rápidamente a las demandas de los clientes.
- Ahorro de tiempo: automatizar procesos elimina la necesidad de realizar tareas manuales repetitivas, lo que no solo mejora la productividad, sino que también incrementa la motivación de los empleados.
- Ahorro de costes: más allá de los ahorros en papel, impresoras, tóners y espacio de almacenamiento, la digitalización optimiza el uso del tiempo del personal, permitiendo que se concentre en actividades más estratégicas y cualificadas.
- Cumplimiento de las normativas y mejora de la seguridad: con la digitalización, es posible restringir el acceso a documentos de manera fiable y segura, protegiendo los datos sensibles y evitando pérdidas de documentos físicos. Además, el uso de software especializado como DocuWare asegura el cumplimiento de normativas clave, como la Ley de Facturación Electrónica y las regulaciones de protección de datos (por ejemplo, la RGPD).
Sistemas de Gestión de Documentos (DMS) en la digitalización de la empresa
Los Sistemas de Gestión Documental, o Document Management Systems, (DMS por sus siglas en inglés) son soluciones digitales diseñadas para facilitar el procesamiento, almacenamiento y gestión centralizada de documentos. Estas herramientas permiten sustituir los archivos físicos por versiones digitales, mejorando significativamente su organización, búsqueda e indexación. Sin duda, los DMS son una pieza clave en la digitalización de cualquier empresa.
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Un software de gestión documental como DocuWare no solo permite digitalizar y almacenar documentos de forma segura, sino que también admite una amplia variedad de formatos, incluyendo imágenes, archivos de texto y otros tipos de datos. Esto asegura que toda la información de la empresa esté centralizada y sea fácilmente accesible desde cualquier lugar.
Docuware, además, ofrece herramientas innovadoras que garantizan un archivado seguro, automatización de flujos de trabajo y una gestión eficiente de contratos, pedidos y facturas.
Un paso más allá en la transformación digital de las empresas viene de la mano del Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP, por sus siglas en inglés). Esta tecnología aprovecha la Inteligencia Artificial para automatizar tareas avanzadas, como la preparación, clasificación y lectura de documentos con alta precisión. Por ejemplo, mediante el uso de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el IDP puede extraer datos clave de facturas, contratos u otros documentos, agilizando la gestión administrativa y aumentando la eficiencia operativa.
En resumen, los DMS y tecnologías como el IDP no solo contribuyen a la digitalización de documentos, sino que transforman por completo la forma en que las empresas manejan su información.
Pasos para la digitalización de una empresa
La digitalización requiere de una planificación cuidadosa y una ejecución bien estructurada. A continuación os compartimos algunos pasos clave:
- Analizar la situación actual de la empresa.
El primer paso es evaluar el contexto de cada una de las organizaciones. Esto incluye analizar el sector al que pertenecen, la cantidad de documentos impresos que maneja y cuáles son imprescindibles digitalizar, el número de empleados, la cantidad de procesos susceptibles de automatización, estudiar la competencia, etc. En definitiva, tener una imagen clara del punto del que se parte.
- Definir los objetivos de la digitalización.
Un punto clave es definir objetivos cuantificables que se pretenden alcanzar mediante el proceso de la transformación digital.Algunos ejemplos podrían ser:
- Digitalizar «X» documentos en un período determinado.
- Automatizar un porcentaje específico de procesos.
- Reducir un 20% el tiempo de respuesta a proveedores.
- Implementar herramientas específicas.
Es importante que los objetivos sean claros, eludiendo generalidades como “ser más digital”, para poder medir el progreso.
- Identificar las áreas prioritarias para la digitalización.
No todos los departamentos necesitan digitalizarse al mismo tiempo. Es importante priorizar áreas clave como:
- Administración, para gestionar facturas, contratos y otros documentos de manera más eficiente.
- Recursos Humanos, con procesos como la firma digital de contratos y la gestión de expedientes.
- Adquisiciones, que mediante software como Docuware puede automatizar pedidos, facturas y la comunicación con proveedores y clientes
- Logística y Atención al Cliente, para acceder a información en tiempo real y reducir tareas repetitivas.
- Seleccionar las herramientas y tecnologías adecuadas.
Es fundamental elegir soluciones tecnológicas que se adapten a las necesidades específicas de cada empresa. Se han de evaluar factores como la cantidad de almacenaje que se requiere, si se precisa trabajo colaborativo o que el software se integre con otras herramientas, la seguridad de los datos, si facilita el cumplimiento normativo, etc
Docuware, por ejemplo, ofrece una gama de herramientas flexibles y escalables que se integran fácilmente con sistemas como CRM, ERP y plataformas de recursos humanos.
- Implementar las soluciones digitales.
La implementación debe realizarse de manera gradual y controlada. Este proceso incluye:
- Adquirir el software adecuado.
- Digitalizar documentos físicos y organizarlos en un sistema centralizado.
- Integrar las herramientas digitales con otros sistemas existentes para garantizar la interoperabilidad.
DocuWare, por ejemplo, admite más de 500 integraciones con software como CRM, ERP, correo electrónico y portales web, lo que facilita su adaptación a diversas estructuras empresariales.
- Formar al personal en el uso de las nuevas tecnologías.
El éxito de la digitalización depende en buena medida de que los empleados comprendan y aprovechen las herramientas digitales. Una formación continua asegura que los empleados comprendan las nuevas herramientas, se adapten a las transformaciones del mercado y mantengan su productividad. Además, fomentar una cultura de aprendizaje digital ayudará a acelerar la transición.
- Evaluar los resultados y realizar ajustes.
Este último paso es fundamental para continuar progresando en el proceso de transformación digital y alcanzar los objetivos marcados. Una vez implementadas las soluciones, es importante medir su efectividad, identificar áreas de mejora y realizar ajustes para optimizar los resultados.
Ejemplos del impacto de la digitalización del negocio en distintos sectores
La digitalización y todo el proceso de transformación digital están redefiniendo muchos negocios y sectores, con cambios tanto en su operativa como en el modo en que se comunican con proveedores y clientes.
Un ejemplo claro de esta transformación es el sector bancario. Hoy en día, la mayor parte de las interacciones y operaciones bancarias se realizan de manera digital. Las entidades financieras están utilizando herramientas avanzadas como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (Machine Learning) para analizar datos en profundidad y ofrecer productos personalizados a sus clientes. Además, han eliminado progresivamente el uso de papel, adoptando formatos digitales.
El sector salud también ha experimentado un cambio radical gracias a la digitalización. Desde diagnósticos basados en IA y la digitalización de historiales médicos para garantizar el cumplimiento de normativas de protección de datos, hasta la implementación de la telemedicina, este sector ha logrado mejorar significativamente la atención al paciente y la gestión de datos sensibles.
Otros sectores, como el jurídico, el administrativo, la logística y el de atención al cliente, también se han beneficiado de la digitalización. Estos sectores requieren acceso rápido, seguro, centralizado y eficaz a la información, lo que les permite optimizar sus operaciones y mejorar la experiencia del cliente.
DocuWare ha sido un aliado clave en la transformación digital de numerosas empresas, ayudándolas a automatizar procesos críticos y mejorar su eficiencia operativa. Por ejemplo:
Grupo Empresarial Stanglmeier: Especializado en transporte y logística, ha optimizado sus flujos de trabajo y reducido los tiempos de gestión documental.
Elektro Nöhmer: Operador de cable y proveedor de internet en Austria, ha mejorado la gestión de contratos y la comunicación interna gracias a la automatización.
WSM: Operador de cable y proveedor de internet en Austria, ha mejorado la gestión de contratos y la comunicación interna gracias a la automatización.
Estos casos de éxito demuestran cómo DocuWare puede adaptarse a las necesidades de diferentes industrias.
Conclusión
La digitalización empresarial ya no es una opción, es un paso imprescindible para mejorar la eficiencia, reducir costos, cumplir con las normativas y mantenerse competitivo en un mercado en constante evolución.
DocuWare te permite transformar tu empresa y adaptarla a las demandas actuales. Si aún tienes dudas sobre cómo digitalizar tu empresa, ¡estamos aquí para ayudarte! Contáctanos y uno de nuestros agentes te asesorará en cada etapa del proceso, ofreciéndote soluciones personalizadas para garantizar el éxito de tu transformación digital.
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