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¿Por qué es tan importante archivar el correo electrónico?
El correo electrónico contiene información empresarial esencial, que a veces se encuentra directamente en el texto o como archivo adjunto. Facturas, contratos, certificados y mucho más. Almacenar el correo electrónico y/o los archivos adjuntos en DocuWare ofrece cuatro ventajas decisivas. Los documentos y su información…
- Se integran sin problemas en tus procesos empresariales.
- Son accesibles para los compañeros, en lugar de estar escondidos en buzones personales.
- Están disponibles en contexto, almacenados con documentos empresariales relacionados.
- Se archivan de forma segura y en pleno cumplimiento de la ley.
Usar Microsoft Outlook como sistema de correo
Microsoft Outlook es uno de los sistemas de correo electrónico más utilizados, especialmente en el mundo empresarial. Por este motivo, DocuWare ofrece módulos de integración especializados para Outlook, con el fin de integrar a la perfección los datos del correo electrónico y los archivos adjuntos, para aprovechar al máximo las ventajas del archivado automático y el procesamiento posterior en los flujos de trabajo.
Con «Conectarse a Outlook» y el «Complemento DocuWare para Outlook», tienes a tu disposición dos potentes herramientas de integración. ¿Cuál es la más adecuada para ti? esto depende del tipo de sistema DocuWare y cliente de correo, así como de tu sistema operativo, entre otras cosas.
| Connect to Outlook | DocuWare Outlook Add-In | |
| Sistema DocuWare |
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| Microsoft Outlook |
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| Sistema Operativo | Windows | Todos (excepto móvil) |
Conectarse a Outlook
Connect to Outlook ofrece las opciones más amplias para archivar correo electrónico. Además, las vistas de búsqueda están integradas directamente en Outlook, por lo que nunca tendrás que salir de tu correo electrónico para acceder al correo archivado.
En Outlook, puedes llamar a las funciones rápida y fácilmente mediante una barra de herramientas especial de DocuWare
- Seleccionar el correo para enviarlo a DocuWare: carpeta manual o supervisada.
- Objetivo: guardar en el buzón o almacenar directamente en un archivador DocuWare.
- Alcance: Transferir sólo el correo electrónico, sólo los archivos adjuntos o todo el correo electrónico con archivos adjuntos. Los adjuntos pueden guardarse como documentos individuales.
- Formato: Convierte a PDF para archivar a largo plazo o conserva el formato original para utilizar funciones como «Responder» o «Reenviar» en DocuWare.
- Indexación automática por configuración: Valores fijos, propiedades del correo electrónico como remitente o asunto, valores disponibles en DocuWare o mediante consulta SQL. Incluso se puede utilizar automáticamente el contenido de los PDF adjuntos, así como los datos de las facturas electrónicas.
- Acceso: Búsqueda rápida dentro de Outlook para acceder al correo archivado en DocuWare.
Connect to Outlook puede instalarse localmente en tu ordenador como aplicación de escritorio de DocuWare con sólo unos clics.
Complemento DocuWare para Outlook
El DocuWare Outlook Add-In, disponible desde principios de 2024, es la herramienta perfecta para ti si trabajas con versiones web de Outlook y DocuWare Cloud. Los usuarios de Mac también pueden utilizarlo para archivar su correo electrónico en DocuWare, ya que es compatible con todos los navegadores. Una interfaz moderna y fácil de usar hace que la aplicación sea especialmente intuitiva.
Para guardar un correo electrónico directamente en un archivador DocuWare, selecciona un diálogo de archivado y los archivos adjuntos que deben guardarse con el correo electrónico.
Opciones clave
- Selección de correos electrónicos para transferir en DocuWare: Manual
- Objetivo: Guardar en el buzón o almacenar directamente en el archivador de DocuWare
- Alcance: Sólo correo electrónico, sólo archivos adjuntos o correo electrónico completo con archivos adjuntos transferidos. También puedes seleccionar archivos adjuntos individuales para archivar.
- Indexación: Manual y valores fijos
Para más información, consulta este anuncio sobre el DocuWare Outlook Add-In.
También: una comparación detallada de las dos conexiones de Outlook en el Knowledge Center.
Conectar otros sistemas de correo con Connect to Mail
El correo electrónico de Google, Yahoo y otros gestores de correo web también puede importarse fácilmente a DocuWare para integrarlo en tus procesos empresariales. Para ello, DocuWare cuenta con el módulo Connect to Mail, compatible con todas las cuentas Exchange e IMAP.
Con Connect to Mail, DocuWare no aparece en absoluto en tu cuenta de correo electrónico. Sólo se supervisa una carpeta, desde la que se importa automáticamente el correo electrónico: en este caso, la carpeta de facturas.
Resumen de las opciones clave
- Seleccionar correo electrónico para transferir en DocuWare: Carpeta supervisada
- Objetivo: Guardar en el buzón o almacenar directamente en un archivador DocuWare
- Alcance: Transferir sólo el correo electrónico, sólo los archivos adjuntos o el correo electrónico completo con archivos adjuntos. En este último caso, el correo electrónico y los archivos adjuntos pueden guardarse como un documento grapado o como documentos individuales.
- Formato: Conviértelo a PDF para almacenarlo a largo plazo o conserva el formato original para utilizar funciones de DocuWare como «Responder» o «Reenviar».
- Indexación: Automática por configuración: Valores fijos y propiedades del correo electrónico como remitente o asunto.
DocuWare Connect to Mail está incluido en la funcionalidad de DocuWare Cloud. Para los sistemas locales de DocuWare, se requiere una licencia de módulo adicional.
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