¿Qué es una estrategia de datos?
¿Por qué es importante una estrategia de datos sólida?
Prepárate para convertirte en una empresa basada en datos
¿Cómo elaborar una hoja de ruta para la estrategia de datos?
¿Cómo controlar el rendimiento?
¿Cómo entra en juego la Gestión Documental?
Una estrategia de datos es un plan de procedimientos orientado a objetivos que hace balance de cómo recopilan, almacenan, analizan y utilizan los datos tu empresa en la actualidad. Trata de eliminar obstáculos comunes, como los datos aislados y las prácticas ineficaces de gestión de datos, para convertirlos en un activo que cumpla tus objetivos empresariales. Este enfoque alinea la gestión de datos con la estrategia empresarial, la gobernanza de datos, el cumplimiento y la seguridad.
Una estrategia de datos ayudará a tu empresa a utilizar dichos datos para aumentar su agilidad y mantener una ventaja competitiva. Si está bien planteada, tu organización podrá tomar mejores decisiones, minimizar los riesgos e identificar nuevas oportunidades de negocio. La protección y la seguridad de los datos son más fáciles de mantener y la colaboración entre equipos y departamentos se simplifica y optimiza.
Hoy en día, muchas empresas tienen una función de gestión de datos y ha surgido un nuevo puesto, el de director de datos (CDO). Algunas empresas ya han creado estos puestos, y está claro que una estrategia bien estructurada es crucial para salvaguardar y utilizar tus datos con eficacia. Sin embargo, numerosas empresas van a la zaga de sus competidores.
Aunque tu empresa lleve años tratando con big data y haya puesto en marcha muchos proyectos y probado nuevas herramientas, puede que no estés preparado para la creciente complejidad y la enorme cantidad de datos que tienes que gestionar. Aquí es donde una estrategia de datos proporciona claridad, un uso óptimo de los recursos y un enfoque en los proyectos más eficientes.
Antes de definir esta iniciativa, conoce tu nivel actual de madurez analítica. En su Modelo de Ascendencia Analítica, Gartner define este paradigma de datos en cuatro fases:
Descriptiva
¿Qué ha ocurrido? Esta etapa implica el uso de herramientas de inteligencia empresarial, visualización de datos y cuadros de mando para analizar la situación. Responde a preguntas como ¿cuánto hemos gastado con un proveedor concreto?
Diagnóstica
¿Por qué ocurrió? Esta etapa descubre la causa de por qué se alcanzaron o no determinados resultados. Por ejemplo, profundiza en el comportamiento de los vendedores que van camino de cumplir su cuota frente a los que no.
Predictiva
¿Qué ocurrirá? Este tipo de análisis permite prever los posibles resultados. Analiza lo que es probable que ocurra.
Prescriptiva
¿Cómo podemos conseguirlo? En esta fase final de madurez, las empresas pueden generar resultados que les orienten a la hora de elegir el mejor curso de acción.
Una vez que identifiques la fase en la que se encuentra tu empresa, podrás establecer objetivos alcanzables y dar pasos realistas y progresivos para orientarte más hacia los datos. Empieza con un inventario de las herramientas, tecnologías y sistemas que utilizas actualmente. A continuación, completa una visión global de tu infraestructura de datos y de la arquitectura de datos existente.
Como parte del proceso de desarrollo de la estrategia, define objetivos claros, los plazos correspondientes, el uso previsto de los recursos y el marco técnico y jurídico. También debes analizar si tu plantilla tiene los conocimientos y habilidades necesarios para llevar a cabo este esfuerzo o si necesitas complementarla con formación específica o aportaciones de consultores externos. El éxito de tus proyectos depende de si tienes a las personas adecuadas en los puestos adecuados.
Una estrategia de datos requiere un enfoque centrado y realista. Para mantener a todo el mundo informado, todos los empleados implicados deben comprender la estrategia y su papel en la creación de la hoja de ruta. El equipo de desarrollo estratégico debe incluir a todos los departamentos pertinentes para fomentar la colaboración entre empleados con diferentes trayectorias profesionales. Lo ideal es que dirija el proyecto alguien que ya tenga experiencia en el tratamiento selectivo de datos y big data y que conozca los puntos fuertes y débiles de la empresa. En este momento también se puede recurrir a expertos externos.
Veamos los pasos de desarrollo:
Paso 1: Describe tu visión
Cada estrategia de datos es individual, ya que se adapta a la situación inicial y a los objetivos de cada empresa.
Este paso consiste en responder a las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es la situación actual del mercado y cómo funciona tu modelo de negocio?
- ¿Qué esperan los empleados y la dirección del futuro de la empresa?
- ¿Qué objetivos concretos se pretenden alcanzar con la nueva estrategia de datos?
Paso 2: Identifica fuentes de datos
Las empresas tienen que recopilar, limpiar y preparar los datos que ya se generan a diario. Este paso incluye documentar todas las fuentes de datos y asegurarse de que la plantilla las conoce, así como su documentación. Aquí es donde los administradores de TI, los ingenieros de datos y otros empleados asignados al desarrollo de la estrategia de datos pueden prestar su apoyo.
Entre las cuestiones que deben tenerse en cuenta en este análisis se incluyen:
- ¿Qué fuentes de datos internas y externas están disponibles y accesibles hoy en día? ¿Cuáles están disponibles pero aún no se han aprovechado?
- ¿Los datos almacenados son accesibles a todos los departamentos? Esto es particularmente importante para evitar la creación de silos de datos.
- ¿Cuál es la situación de la protección de datos y la seguridad?
Paso 3: Definir puntos de integración
Las empresas trabajan con dos tipos distintos de datos. Los datos estructurados están organizados, indexados y se pueden buscar fácilmente. Son cuantitativos y pueden estar contenidos en campos y columnas fijos de bases de datos y hojas de cálculo. Ejemplos de datos estructurados son los registros financieros corporativos archivados en software como Sage y la información sobre empleados y clientes. Por otro lado, los datos no estructurados son cualitativos y no siguen un formato uniforme. Los datos no estructurados incluyen facturas entrantes, currículos, documentos fiscales y correos electrónicos. Utilizar los datos eficazmente significa incorporarlos a los flujos de información. En muchas empresas, sin embargo, sólo se utiliza realmente el 1% de los datos no estructurados. Para ello, hay que vincular los datos individuales y sus fuentes. Y es precisamente de este proceso de lo que se ocupa el tercer paso del desarrollo de la estrategia.
El personal del equipo de estrategia de datos, los ingenieros de datos y los científicos de datos se ocupan de cuestiones como:
- ¿Qué flujos de información existen ya, qué fuentes de datos crearán otros nuevos, y cómo pueden integrarse?
- ¿Cómo se pueden vincular los datos de forma que se cree nueva información a partir de ellos?
- ¿Qué herramientas son adecuadas para ello?
- ¿Cómo puede utilizarse la nueva información para aumentar la rentabilidad?
Paso 4: Herramientas para la toma de decisiones basadas en datos
Cuando las empresas pueden convertir la información en contenido relevante para el negocio, se convierte en un importante activo empresarial. Este paso arroja luz sobre qué información puede transformarse en inteligencia empresarial. Para ello se requiere la colaboración de expertos en la materia y de un científico de datos.
En esta fase, es el momento de abordar cuestiones como:
- ¿Cómo ayudan los datos a hacer más eficientes las actividades clave, el uso de los recursos y los costes?
- ¿Cómo se pueden optimizar los canales de marketing, ventas y distribución?
- ¿Qué propuestas de valor pueden basarse en estos datos?
Paso 5: Planificar la puesta en marcha
Ahora que está claro de qué datos se dispone, cómo se crea la información y cómo se puede extraer el conocimiento empresarial, desarrolla un plan para aplicar la estrategia de datos.
Aclara los siguientes puntos:
- ¿Qué soluciones de integración se necesitan para conectar las fuentes de datos internas y externas?
- ¿Este software debe comprarse o desarrollarse internamente?
- ¿Qué herramientas de análisis se utilizarán y cómo se presentarán los resultados?
- ¿Qué habilidades necesitan los empleados? ¿Son necesarios cursos de formación?
Paso 6: Estrategia de Datos
Una vez respondidas todas las preguntas, desde la visión hasta la planificación de la implantación, el último paso consiste en formular las ideas, los conceptos y los resultados esperados. La estrategia de datos expone este plan de forma transparente y es también la base para convencer a empleados, partners y directivos por igual del valor del proyecto. Se pueden asignar responsabilidades a los empleados y sus equipos.
Debes aclarar:
¿Quién diseñará los procesos de análisis y quién los ejecutará?
¿Qué formato se utilizará para entregar los resultados?
¿Cómo son los flujos de trabajo del análisis de datos?
¿Quién se encarga de cada parte del proyecto?
Tu empresa puede aplicar estas medidas para evaluar tus progresos:
- Establece indicadores clave de rendimiento (KPI): Define claramente indicadores clave de rendimiento (KPI) para ayudar a seguir el progreso de la estrategia de datos y garantizar que está óptimamente alineada con los objetivos empresariales.
- Garantiza la calidad y seguridad de los datos: Programa revisiones frecuentes para asegurarte de que la estrategia de datos se está aplicando con eficacia y de que se mantiene la integridad de los datos.
- Revisa y ajusta periódicamente: Revisa y ajusta la estrategia de datos según sea necesario para asegurarte de que sigue centrada en cumplir los objetivos empresariales actuales.
- Crea estructuras de control y cumplimiento: Asegúrate de que los métodos utilizados en la estrategia de datos cumplen los requisitos legales y minimizan los riesgos asociados al tratamiento de datos.
- Implica a las partes interesadas: Es importante implicar a las partes interesadas, incluidos clientes, partners y empleados, y utilizar sus comentarios para afinar tus procesos.
Un sistema de gestión documental (DMS) puede desempeñar un papel importante en tu estrategia de datos por su capacidad para gestionar la información estructurada y convertir los datos no estructurados en un formato utilizable. Un DMS gestiona todo el ciclo de vida de los documentos y datos dentro de una organización y sustituye las tareas manuales repetitivas por flujos de trabajo automatizados.
Estos sistemas se encargan de la captura, lectura e indexación de la información; proporcionan oportunidades para anotar, editar o mejorar la información; y ofrecen sólidas herramientas de flujo de trabajo y automatización para garantizar que la información llega a las personas adecuadas en el momento oportuno. Además, los completos registros de auditoría y las capacidades analíticas registran quién accedió a los documentos, los modificó o los eliminó y cuándo lo hizo.
Cumplimiento de la normativa legal e integridad de los datos, mucho más fácil de mantener
El acceso basado en permisos restringe qué documentos y datos de índice pueden almacenar, recuperar, editar, modificar y eliminar los usuarios de un archivador digital. Los datos confidenciales están protegidos para garantizar su autenticidad, así como para bloquear anulaciones y soluciones no autorizadas. Un registro de auditoría ayuda a demostrar el cumplimiento, facilita la aplicación de las políticas de la empresa y garantiza que se respetan las normativas estatales, nacionales y específicas del sector.
La privacidad de los datos preocupa cada vez más a todas las organizaciones. Además de los actuales requisitos de cumplimiento establecidos por la HIPAA, el RGPD, la Ley Escudo, la COPPA y otras normativas, prepárate para otras nuevas y potencialmente más estrictas que aparecerán en un futuro próximo.
Con un sistema de gestión de documentos, puedes garantizar una alta integridad de los datos y probar que la información está completa, es precisa y está almacenada con garantías administrativas, físicas y técnicas que aseguren que no se altera, daña o elimina de forma inapropiada. Además de proporcionar seguridad interna, la solución puede salvaguardar los datos de clientes y afiliados. Los procesos electrónicos también se adaptan rápidamente a los cambios de normativa o a las nuevas leyes. Y aplicar las políticas de toda la empresa de forma centralizada es mucho más eficaz que hacerlo departamento por departamento.
La seguridad avanzada y la planificación de la recuperación ante desastres son pilares fundamentales de una estrategia de cumplimiento. Con un DMS puedes establecer requisitos claros de seguridad y privacidad y cumplirlos sistemáticamente. Estas plataformas proporcionan encriptación de documentos y comunicaciones por Internet de última generación que ayudan a proteger los servicios en la nube contra ataques de degradación de protocolos, secuestro de cookies, malware y otras ciberamenazas.
Los expertos de DocuWare pueden mostrarte la mejor forma de integrar la gestión documental en tu estrategia de gestión de datos.
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