Al utilizar software para gestionar tareas, documentos y datos, la automatización del flujo de trabajo crea una secuencia de información coherente y predecible. Se utiliza para organizar el orden de las tareas que forman parte de un proceso empresarial en un formato lógico «si/entonces». Por ejemplo, si el importe de una factura es inferior a 100 euros, el sistema puede aprobarla sin revisión. Y si el importe de una factura es igual o superior a 101 euros, el flujo de trabajo la envía a un responsable de departamento para su aprobación. El software traduce estas afirmaciones «si/entonces» en pasos del flujo de trabajo configurados para ejecutarse solos, con intervención humana o con una combinación de ambos métodos.
Se puede considerar que cualquier flujo de trabajo se compone tanto de tareas iniciadas por el usuario como de tareas automatizadas. Por ejemplo, la automatización de procesos empresariales puede pedir a un miembro del personal que decida sobre el estado de un documento concreto, por ejemplo, al aprobar o rechazar una factura. A continuación, el sistema realiza actividades automáticas como encaminar la factura aprobada para su pago o rechazarla y enviarla a un empleado designado para que tome las medidas oportunas.
Evalúe sus procesos empresariales actuales
Tómese su tiempo para comprender a fondo los procesos dependientes del papel tal y como son hoy en día. Es necesario encontrar el origen del problema antes de poder administrar una solución. Durante esta iniciativa de descubrimiento, puede centrarse en automatizar las tareas manuales repetitivas identificando los pasos clave, los cuellos de botella y las frustraciones habituales. A la hora de diseñar flujos de trabajo, es posible que desee hacer algo más que digitalizar sus procesos manuales actuales y utilizar la evaluación de sus procesos actuales como base para la optimización.
Cuando repase un proceso empresarial, hágase estas preguntas, y no minimice la importancia de recabar la opinión de los usuarios finales, que a menudo entienden más sobre el trabajo diario que sus jefes.
| ¿Qué preguntas debo hacerme antes de crear un flujo de trabajo automatizado? |
| 1. ¿Qué inicia el proceso: un correo electrónico, una llamada telefónica, un formulario electrónico, un formulario en papel, una carta que llega por correo o una visita sin cita previa? |
| 2. ¿Cómo se recoge la información? |
| 3. ¿Qué es lo primero que se hace con ella? |
| 4. ¿Dónde va a parar? ¿Quién participa en el proceso? ¿Requiere el documento aprobación o revisión? |
| 5. ¿Dónde se archiva el documento? ¿Se almacena localmente o en un servidor externo con costes mensuales? |
| 6. ¿Cuándo es necesaria la integración con otro software empresarial o un ERP? |
| 7. ¿Necesita acceder a documentos y procesos de aprobación a distancia o desde un dispositivo móvil? |
Ejemplo de un flujo de trabajo que describe un proceso de contratación
El diagrama anterior es una representación visual del proceso de contratación de personal. Muestra acciones, dependencias y puntos de decisión. Traza los pasos que se dan antes de que un candidato se convierta en un nuevo empleado. Al crear y revisar un diagrama como este, es más fácil ver si faltan pasos o tareas que deberían reordenarse.
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Aprovechamiento de formularios web para flujos de trabajo más dinámicos
Nuestros clientes utilizan DocuWare Forms para habilitar procesos aún más potentes. Por ejemplo, un departamento de RR.HH. utiliza un formulario web para recopilar información sobre nuevos empleados. Además de los campos para el nombre y apellidos y otros datos identificativos, el formulario también contiene un campo para la dirección de correo electrónico de la empresa del empleado.
Gracias a un editor intuitivo, es fácil crear nuevos formularios
Cuando cada nuevo empleado rellena el formulario de datos personales en línea y lo envía, se inicia un flujo de trabajo de RRHH. El flujo de trabajo asigna una tarea a TI, que crea una cuenta de correo electrónico y el flujo de trabajo automatizado añade la dirección de correo electrónico al formulario. Esto elimina los pasos manuales y garantiza que los nuevos empleados puedan enviar y recibir correos electrónicos en su primer día de trabajo.
La información recopilada a través de DocuWare Forms puede utilizarse para iniciar cualquier flujo de trabajo digital. He aquí algunos escenarios típicos:
- Una importante aerolínea captura las solicitudes de trabajo de nuevos pilotos a través de un único formulario, que incluye el archivo adjunto y la carga de documentos de formación y certificación. La información y los documentos se envían automáticamente a través de un proceso de revisión y programación de entrevistas.
- Un casino recopila información adicional sobre cada contrato a través de un formulario web y luego asocia esa información contextual al contrato en cada paso del flujo de trabajo de revisión y aprobación.
- Un proveedor de software utiliza un formulario web para capturar todas las solicitudes de pedidos de compra y utiliza esa información para iniciar los pagos de facturas correspondientes.
La firma electrónica agiliza los trámites
La firma electrónica está siendo ampliamente adoptada en todas las empresas e industrias. Las interacciones personales han disminuido desde el inicio de la pandemia de Covid-19 y esa tendencia continúa. Además, las firmas electrónicas actuales suelen tener la misma validez que la tradicional «firma húmeda».
Las firmas avanzadas y cualificadas ofrecen registros de auditoría, cifrado y otras herramientas backend para garantizar la autenticidad. Las firmas electrónicas son la clave para garantizar flujos de trabajo más rápidos para todo, desde contratos hasta aceptaciones de ofertas de trabajo y acuerdos de no competencia. Su equipo ya no perderá tiempo esperando a que un cliente, socio comercial o empleado le devuelva una copia firmada de un documento.
Aquí verá rápidamente estos procesos en funcionamiento:
- Se envía un documento al interesado y se requiere su firma.
- El interesado confirma su identidad. Esto puede hacerse a través de un TSP como Validated ID o DocuSign o con datos biométricos que utilizan escáneres dactilares o faciales, o tecnología que mide cómo firma una persona su nombre, incluida la forma y longitud de los trazos del bolígrafo y la presión utilizada.
- Los datos que verifican la firma electrónica se adjuntan al documento digital.
- El documento y la firma verificable y rastreable continúan a través del flujo de trabajo automatizado hasta el siguiente paso requerido por la empresa para su procesamiento.
Entre los beneficios empresariales se incluyen:
- Mejor cumplimiento de los requisitos de seguridad y conformidad.
- Capacidad para eliminar el papel -y todos sus costes asociados- de los procesos empresariales.
- Mayor compatibilidad con los flujos de trabajo remotos.
- Mejor mantenimiento de registros.
- Recuperación instantánea de documentos para ayudar a los departamentos de atención al cliente, ventas, recursos humanos y otros.
- Reducción de errores relacionados con la introducción, el archivo y la recuperación de datos.
Obtenga más valor de su inversión en TI mediante la integración
El flujo de trabajo automatizado presenta muchas oportunidades de integración con los demás sistemas de su infraestructura tecnológica. Un proyecto de integración de software puede permitir que una aplicación utilice los datos de otra, o puede permitir que dos aplicaciones compartan datos. Por ejemplo, en Medicenter, que atiende a pacientes con seguro privado y público en siete centros de salud ambulatorios de Chile, DocuWare está integrado con su sistema de información sanitaria. La solución indexa y almacena los documentos y transmite información sobre la disponibilidad de registros específicos al SIS.
Gracias a esta completa integración, en lugar de tener que cambiar de un sistema a otro, los usuarios pueden consultar los historiales de los pacientes directamente desde el SIS con sólo pulsar un botón. Medicenter puede transmitir los documentos a los pacientes por correo electrónico con la misma facilidad. Con DocuWare, Medicenter también ha desarrollado un sistema de archivado y comunicación independiente del proveedor para imágenes médicas (RIS-PACS/ VNA).
El software de gestión documental puede integrarse en casi cualquier aplicación empresarial y vincularse al hardware empresarial como dispositivos multifunción. Por ejemplo, DocuWare ofrece módulos conectores de alto rendimiento para Microsoft Outlook, SharePoint y SAP, así como integración con Sage, QuickBooks, Microsoft Dynamics y otros CRM y ERP.
Glosario de términos sobre flujo de trabajo
Reglas de negocio: Las reglas empresariales son la base de todo proceso de flujo de trabajo. Describen las políticas y procedimientos de la empresa y siempre pueden expresarse en preguntas del tipo «o», como «sí o no» o «verdadero o falso». Por ejemplo, una regla de negocio puede decir que si un cliente ya está en el sistema (verdadero), obtiene un descuento del 10%. Si el cliente no está en el sistema (falso), obtendrá un descuento del 20%.
Lógica empresarial: Una solución de software utiliza la lógica empresarial para determinar cómo se pueden crear, almacenar y modificar los datos. También determina cómo se transforman o calculan los datos, y cómo se dirigen a las personas o al software en el flujo de trabajo. Las reglas de negocio expresan la política de la empresa, mientras que la lógica de negocio controla los procesos del flujo de trabajo.
Prueba de concepto: Una prueba de concepto la proporciona un proveedor de software o un consultor para reducir lo que intentas conseguir a tres o cuatro pasos básicos que te den una visión general útil. Usted aporta información sobre lo que debería añadirse para personalizar el flujo de trabajo. Si se utilizan formularios electrónicos, puede establecerse la estructura de un formulario, incluidos los campos obligatorios y el lugar que ocupan los datos del formulario en el proceso antes de que se complete y archive en el sistema de gestión de documentos. Es una oportunidad de hacerse una idea adicional de cómo funcionará el proceso dentro de su organización y de hacerlo lo más intuitivo posible.
Tareas del usuario: Elecciones que realiza un participante en un proceso para poner en marcha el siguiente paso de un flujo de trabajo.
Actividades no supervisadas: Puntos de inflexión en los que el software está programado para derivar un documento y añadir una tarea a la cola de trabajo de un usuario o mover un documento de una carpeta vigilada a un flujo de trabajo.
Carpeta supervisada: Proporcionan una forma de mover archivos electrónicos a un sistema de gestión de documentos sin intervención humana. Los administradores del sistema pueden preconfigurar la ruta para que los documentos designados pasen automáticamente de la carpeta vigilada al siguiente paso del flujo de trabajo.
Servicios web: Los servicios web son aplicaciones modulares con las que se puede contactar a través de una red para crear procesos. Los servicios web son sistemas de intercambio de información basados en XML que utilizan Internet para la interacción directa entre aplicaciones.
¡Empiece ya!
Tome estas sugerencias y empiece a diseñar nuevos flujos de trabajo automatizados. Es posible que desee recurrir a un profesional externo de automatización de procesos, para que le guíe en la conversación sobre lo que es viable a corto y largo plazo.
Láncese a automatizar los flujos de trabajo basados en papel. Todo el esfuerzo de reflexión que realice en la fase inicial le permitirá crear flujos de trabajo que se adapten a las necesidades de su empresa sin necesidad de realizar muchos ajustes adicionales. Además, su empresa ahorrará tiempo y dinero.
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