Reporte de gastos automatizado: Mejore la salud financiera de su empresa

Aunque los empleados viajen menos y trabajen más desde casa, eso no significa que no deban presentar informes de gastos con la misma frecuencia que antes de la pandemia. En general, los gastos de viaje se han reducido, debido a la continua prevalencia de las videollamadas. Sin embargo, eso no ha eliminado el riesgo de gastos innecesarios o fraudulentos.

Si su empresa sigue utilizando hojas de cálculo para hacer un seguimiento de los informes de gastos y recibos en papel, el personal de su departamento de contabilidad está malgastando incontables horas en escanear e introducir datos. Además, está perdiendo la oportunidad de controlar y supervisar los gastos de los empleados para identificar posibles ahorros. No se pueden controlar los gastos si no se tiene una visión general de cómo se gasta el dinero y cuánto cuesta a la empresa cada categoría de gasto por departamento y empleado. 

El énfasis en la reducción del gasto forma parte de la nueva normalidad que ha llegado para quedarse.  La automatización de los reportes de gastos ahorrará tiempo y dinero y proporcionará a su empresa la información necesaria para realizar previsiones presupuestarias bien fundamentadas.

Ventajas para las empresas que automatizan el procesamiento de informes de gastos

Con una base de datos centralizada, potente búsqueda, el flujo de trabajo automatizado y las opciones de integración que ofrece la gestión documental:

Sus empleados pueden:

• Utilice PaperScan, una aplicación de escaneado gratuita para teléfonos inteligentes Apple y Android, y capture recibos desde cualquier lugar, ya sea en casa o de viaje.
• Olvídese de guardar recibos en papel.
• Reduzca el tiempo necesario para cargar los recibos, crear reportes de gastos y enviarlos para su aprobación.
• Benefíciese de un reembolso de gastos más rápido.

Sus autorizadores pueden:

• Dejar de preocuparse por revisar que sus empleados hayan enviado el reporte de gastos, porque el flujo de trabajo automatizado les avisa cuando hay nuevos informes pendientes de ser revisados y les recuerda los plazos mensuales.
• Compruebe más fácilmente si un gasto está relacionado con la empresa.
• Apruebe los gastos desde cualquier lugar y en cualquier momento para acelerar el proceso de reembolso.

Su departamento contable puede:

• Reducir los errores asociados a los procesos manuales, como la introducción errónea de datos o el envío de informes incompletos a un aprobador.
• Evitar los reembolsos duplicados e identificar aquellos que no están legítimamente relacionados con la empresa.
• Aplique fácilmente las políticas relativas a recibos que faltan, envíos tardíos, exceso de kilometraje y uso indebido de tarjetas de crédito.
• Realizar un seguimiento más eficaz de lo que se ha aprobado y pagado.
• Limite la posibilidad de fraude con visibilidad sobre:

• • Los empleados que han superado los límites de gasto.
  • Si los empleados que desempeñan la misma función tienen gastos diferentes.
  • Comparación de los hábitos de gasto anteriores de un empleado con los actuales.

Sus equipos financieros y directivos pueden:

• Convierta la información de los reportes de gastos en datos con capacidad de búsqueda para utilizarlos en análisis y establecer directrices de ahorro de costes.
• Supervisar los gastos mediante informes departamentales mensuales para que los directivos o auditores puedan revisar las excepciones a la política de la empresa.
• Responder eficazmente al creciente número de requisitos normativos en materia de reembolso de gastos.

5 características que debe tener en cuenta al elegir un software de automatización de reporte de gastos 

El software de reporte de gastos debe:

1. Integrarse con su software contable, de nóminas o ERP. 
2. Utilizar la automatización del correo electrónico para capturar y enviar recibos.  
3. Proporcionar una aplicación móvil que permita a los empleados escanear y obtener recibos y enviar sus gastos desde sus teléfonos móviles. 
4. Permitir a los supervisores ver una lista de sus informes de gastos pendientes de un vistazo.  
5. Ofrecer supervisión en tiempo real que aplique las políticas de la empresa y rechace automáticamente los informes de gastos que no cumplan las normas.

Muchas soluciones de reportes de gastos son caras y difíciles de usar y obligan a la empresa a cambiar radicalmente sus procesos. Con DocuWare, los cambios en el diseño de los flujos de trabajo dependen de usted. Puede ajustar sus procesos al definir flujos de trabajo automatizados o seguir con lo que ya tiene en marcha. Cuando surgen preguntas sobre un informe de gastos, Smart Connect permite a su equipo contable acceder a la documentación de apoyo directamente desde su software de contabilidad, cualquiera que sea. DocuWare también permite el intercambio de datos con su sistema de contabilidad o ERP. Hacemos que la automatización sea sencilla e intuitiva para que todo el mundo pueda aprender a utilizar el sistema rápidamente sin restar mucho tiempo a sus tareas diarias.