Los 3 componentes básicos para una buena estrategia de gestión de contratos

No hay ninguna buena razón para aferrarse a prácticas de gestión de contratos que incrementen los costes y expongan a su empresa a riesgos innecesarios. Entonces, ¿por qué su organización sigue utilizando procesos manuales y dependiendo del correo electrónico y las hojas de cálculo de Excel como principales herramientas administrativas?  La gestión digital de contratos es mucho mejor, y cada vez más empresas y sus gestores contractuales están de acuerdo. 

Según una reciente encuesta realizada entre los miembros de World Commerce and Contracting, una organización comercial con 70.000 miembros en todo el mundo:

• El 84% experimenta presiones para simplificar los contratos.
• El 65% se centra en mejorar la comunicación.  
• El 81% tiene previsto automatizar los contratos.

¿Por qué la digitalización es la piedra angular de una estrategia eficaz de gestión de contratos?

A medida que su empresa crece, puede encontrarse con que su equipo está gestionando más contratos con diferentes proveedores, socios y clientes. Sin digitalización, esto puede generar confusión y paralizar el progreso, ya que los contratos están dispersos en múltiples sistemas y ubicaciones, lo que dificulta mantener la coherencia y el control.

La automatización del flujo de trabajo, la mejora de la capacidad de búsqueda y el almacenamiento seguro que proporciona la gestión de documentos le ayudan a superar este reto junto con muchos otros relacionados con la gestión moderna de contratos. Esta solución digital acelera cada paso, desde el inicio del contrato hasta la creación de un acuerdo firmado a prueba de alteraciones. Además, ya no tendrá problemas para hacer un seguimiento de parámetros clave como el cumplimiento, las fechas de renovación y el gasto. Esto le permitirá tomar decisiones con conocimiento de causa y minimizar los riesgos.

Con la gestión digital de documentos puede

1. Acelere el proceso desde el origen hasta el cierre:

• Utilizar plantillas de contratos para acelerar y estandarizar la creación de contratos, garantizando la coherencia, la claridad y la reducción de errores. 
• Automatizar las notificaciones sobre los hitos del proyecto y los plazos de renovación.
• Utilizar firmas electrónicas legalmente válidas.  A menudo puede utilizarse una firma electrónica cualificada si el contrato ya está en formato digital. Las leyes y normativas varían, así que en caso de duda consulte a su equipo jurídico. También hay ciertos tipos de contratos que pueden requerir firmas físicas o testigos, como los testamentos y las escrituras. En estos casos, una firma digital puede no ser suficiente.
• Garantizar que los empleados remotos autorizados puedan tramitar los contratos en cualquier momento y lugar. Con una solución de gestión documental, los empleados autorizados pueden revisar, aprobar y firmar contratos tanto si trabajan en la oficina como si lo hacen a distancia.

2. Crear un registro claro y auditable para:

• Controle fácilmente quién aceptó qué y cuándo lo hizo.
• Mantenga todas las versiones y disponga de un registro de los cambios y de quién los realizó.
• Asegúrese de que los contratos firmados son seguros y no pueden alterarse.
• Almacene todos los contratos, borradores, imágenes y protocolos en un formato electrónico seguro con copias de seguridad redundantes.
• Proteja la información confidencial, como los datos financieros y la propiedad intelectual, de usos no autorizados.

3. Identificar tendencias y desarrollar ideas para:

• Asegúrese de que los contratos se desarrollan y ejecutan con un proceso coherente y se almacenan de forma segura en una base de datos centralizada para un acceso inmediato.
• Identifique los riesgos empresariales, y las oportunidades, en sus contratos pendientes y utilice esta inteligencia para impulsar las decisiones empresariales. 

Mejores prácticas para ser aún más eficientes 

• Designar un responsable de contratos. Contar con un gestor de contratos exclusivo puede ayudar a garantizar que los contratos se revisen, negocien y ejecuten correctamente, y que se notifiquen los cambios o actualizaciones a los demás implicados en el proceso. 
• Ofrecer formación a los empleados que trabajan con contratos para asegurarse de que entienden los términos clave y los requisitos de cumplimiento legales vigentes.    
• Obtenga una perspectiva externa. Pida a alguien con conocimientos que revise el contrato para detectar incoherencias y dar su opinión sobre cómo hacer que el documento sea más claro y fácil de entender. 

La relación riesgo/beneficio de automatizar y asegurar el proceso de administración de contratos es enorme. ¡Dé el salto! Deje de depender de hojas de cálculo Excel o de notas en el calendario. Al automatizar cada fase, evitará retrasos, eliminará el coste de pagar por servicios y bienes que ya no utiliza y mejorará la colaboración en equipo. 

Nota del Editor: Este post ha sido actualizado con contenido nuevo. 

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