Aprender a distinguir entre Operaciones y Proyectos es crucial para una adecuada organización del trabajo diario. 
Las operaciones son las actividades rutinarias, que se realizan para mantener en marcha los procesos habituales de la organización, como por ejemplo adquisición, producción y entrega de bienes y servicios junto con todas las actividades de apoyo, administrativas, contables y de otra índole quienes, realizando sus propias «operaciones», apoyan esas actividades básicas. Son las Operaciones las que transforman las materias primas y otros recursos en un producto que se puede vender al precio adecuado, obteniendo un beneficio y asegurando la viabilidad de la empresa.
Otros ejemplos de operaciones son los procesos productivos habituales, el reclutamiento y contratación de nuevos empleados, la contabilidad de los resultados o la facturación a clientes. Todas actividades necesarias para mantener el día a día de la empresa y la generación de valor.
Por su parte los proyectos son actividades únicas, habitualmente con un presupuesto cerrado, una cantidad determinada de recursos y una fecha límite de entrega, con las que se pretende introducir una innovación, un cambio, una nueva propuesta de expansión, etc. En la empresa, los proyectos son los que cambian la dinámica «típica» de los colaboradores, a través de la transformación de los procesos de producción, la forma de organización o la generación de nuevos retos.
Ejemplos de proyectos son por ejemplo, el I+D que investiga un nuevo medicamento, el lanzamiento de un nuevo producto, la reestructuración del diseño organizativo, un contrato de servicio con un nuevo cliente del cual seamos proveedor, la construcción de una nueva planta de producción, etc.
Hay empresas cuyas actividades están organizadas casi enteramente por medio de proyectos. Es el caso típico de las prestadoras de servicio externas (outsourcing), donde generalmente contarán -bajo demanda o petición del Cliente- con personal especializado y recursos específicos para la realización de tareas concretas y cuya vigencia (ciclo de vida) tiene una fecha determinada.
Lo más habitual es que las empresas tengan un núcleo fuerte y duradero de operaciones, y una división de proyectos que esparcidos a través del tiempo actualizan y desarrollan las capacidades empresariales (expansión, mejora, prestación de servicios, etc.).
Un proyecto busca un cambio concreto y engloba multitud de tareas planificadas, distribuidas en el tiempo, considerando la interacción -principio/fin- entre ellas y delegando responsabilidades entre los distintos encargados de realizarlas.
En resumen:
Es importante saber distinguir entre operaciones y proyectos, así como tener identificados los proyectos en curso y sus elementos principales (tareas, objetivos, duración, recursos, etc.).
Llevar una lista actualizada de avance y medición de los proyectos, que nos permita saber en todo momento qué estamos haciendo y qué recursos tenemos disponibles.
Los proyectos han de insertarse en el espacio de tiempo disponible, de forma que nos permita garantizar la continuidad de las operaciones diarias.
Existen soluciones SaaS como Zoho Projects que nos permite automatizar y controlar de manera eficiente, trazando visualmente toda la información y la relación existente de todos los componentes de un Proyecto: Las Tareas, los Recursos (humanos, económicos y materiales), y el Tiempo, así como el control de interacciones entre cliente y colaboradores, nivel de avance y control de cumplimiento de cada uno de los objetivos trazados.
[Vídeo]: Zoho Projects (Ejemplo de uso) - Opc. Subtítulos en Español
