Cómo calcular una nómina (plantilla descargable)

Si tienes empleados, uno de los aspectos básicos que debes conocer es cómo calcular una nómina. Te damos todas las claves para hacer las nóminas correctamente y te facilitamos una plantilla de nómina descargable para que puedas comenzar. 

• Si tu empresa comienza a crecer y contratas a empleados, deberás saber qué es y cómo calcular una nómina. 

• Te contamos qué es una nómina, qué contenido tiene y cómo hacerla paso a paso para evitar errores.  

Contenido del post

1. ¿Qué es una nómina?
2. ¿Cómo calcular una nómina de manera sencilla y sin errores?
3. ¿Cómo es el desglose de una nómina?
4. Conceptos que debemos conocer para entender cómo calcular una nómina
5. Cómo calcular una nómina paso a paso
6. Descarga gratis nuestra plantilla de nómina

Retribuir correctamente a los empleados es básico en cualquier empresa. No hay nada peor que una nómina mal calculada que suponga un error en el pago por el trabajo realizado por el empleado. Un simple error de cálculo supone una mala imagen para la empresa, un empleado descontento y tiempo y recursos (materiales y humanos) que se deberán invertir para solucionar el error. Así como las posibles penalizaciones y multas en la liquidación de los impuestos oficiales, que pueden llegar a ser muy altas y afectar muy negativamente a la cuenta de resultados. 

¡COMPARTE! ¿Sabes cómo se calcula una nómina? Entérate de forma sencilla con explicaciones y consejos.

En la práctica, las pymes más pequeñas suelen tener el servicio de elaboración de nóminas externalizado. Por lo que suelen ser las asesorías las encargadas de realizar el cálculo con un programa de nóminas fiable y potente. Las empresas de mayor tamaño tienen a su departamento de recursos humanos que se ocupa de estas cuestiones y que también puede utilizar un software de nóminas o de gestión de recursos humanos. 

1)¿Qué es una nómina? 

Antes de entrar a ver el contenido de una nómina, es necesario entender qué es. Se puede definir como un documento en el que se incluye el salario fijo más variable que recibe un empleado por el trabajo realizado en una empresa. Además, las nóminas son documentos muy importantes para cualquier compañía y forman parte de su contabilidad.  

Para el empleado también es un documento esencial. Puesto que refleja su relación con la empresa y contiene conceptos básicos como:  

• Las cantidades que aporta a la Seguridad Social. 
• Las retenciones que se realizan en concepto de IRPF.  

2)¿Cómo calcular una nómina de manera sencilla y sin errores? 

Las empresas tienen dos formas de calcular las nóminas: manualmente o a través de un programa especializado en elaboración de nóminas. Para la primera opción, se suele utilizar una plantilla. Generalmente, una hoja de cálculo para cada trabajador de forma individualizada, o la misma para toda la plantilla de la empresa. 

Si quieres que el departamento de recursos humanos cuide de los empleados y no invierta todo su tiempo haciendo nóminas, deben tener un buen programa que les ahorre trabajo, evite errores y automatice las tareas.  

El principal inconveniente es que un cambio o un fallo en las celdas puede provocar errores en todas las nóminas que sean difíciles de detectar, y el estar actualizado con los constantes cambios normativos es vital para el pago correcto. Por eso, la mayoría de las organizaciones utilizan un programa de nóminas que, idealmente, debe ser una solución integral para toda la gestión de recursos humanos. 

Para utilizar un software para la elaboración de nóminas, por lo tanto, suele haber dos caminos: las empresas más pequeñas suelen preferir delegar en asesorías esta cuestión, mientras que las compañías que tienen su propio departamento de recursos humanos incorporan soluciones específicas en función de su tamaño y necesidades. De otra manera, el departamento de recursos humanos invertiría todo su tiempo en este tipo de trabajo y no podría centrarse en aportar valor a la empresa a través de la formación de los empleados o de la mejora del clima laboral, entre otros aspectos.  

3)¿Cómo es el desglose de una nómina? 

Si analizamos cualquier nómina, aparece dividida en diferentes bloques que son los siguientes: el encabezamiento, las cantidades a pagar o cuantías y el espacio destinado a las firmas de empresa y trabajador. Veamos cada bloque con detalle a continuación para saber cómo calcular una nómina.  

Encabezamiento de la nómina 

En el encabezamiento es donde aparecen los datos identificativos del trabajador y de la empresa.  

Los datos del trabajador son los siguientes: 

• Nombre completo y dirección. 
• Número de DNI. 
• Categoría o grupo profesional. 
• Antigüedad en la empresa. 

• Número de afiliación a la Seguridad Social. 
• Código de contrato. 

Los datos que deben aparecer de la empresa son: 

• Nombre o razón social de la empresa. 
• Domicilio de la organización. 

• Número de NIF. 
• Código de cuenta de cotización (CCC) en la Seguridad Social de la empresa. 

Este bloque se suele cerrar indicando el periodo de liquidación y el total de días trabajados que se consideran en el cálculo, generalmente un mes. Este periodo puede ser de una semana o de quince días, aunque estas dos últimas opciones son menos frecuentes en nuestro país. 

En el primer bloque de la nómina figuran los datos de la empresa, del empleado y el periodo de liquidación.  

Devengo y deducciones de la nómina 

Es el segundo gran bloque de las nóminas. En él se añaden los diferentes conceptos por los que se abona una cantidad al trabajador. Además, se indican los importes que se deducen.  

Devengos 

En los devengos (o salario bruto), los conceptos más habituales son los siguientes: 

• Salario base. 
• Plus de transporte. 
• Paga de beneficios, que suele estar prorrateada en la mayoría de las empresas. 
• Antigüedad o complemento de antigüedad. 
• Horas extras y complementarias. 
• Kilometrajes. 
• Salarios en especie. 
• Comisiones abonadas o pluses. 
• Retribuciones voluntarias, que suelen utilizar las empresas para aumentar el salario de empleados que se sitúan por encima de lo que marca el convenio del sector. 

La nómina se puede entregar electrónicamente, siempre que el trabajador pueda imprimirla. Tampoco es imprescindible la firma del recibí por parte del empleado, siempre que se realice el ingreso a través del banco. 

Deducciones 

Después vendrá la parte de deducciones por diferentes conceptos que se aplican sobre la base de cotización: 

• Cotización por contingencias comunes a la Seguridad Social. Se aplica, normalmente, una deducción del 4,70%, pero varía según el tipo de contrato. 
• Formación profesional. Se deduce un 0,10%. 
• Desempleo. Se cotiza por un 1,55%. 
• Tributación de IRPF. Dependerá tanto del salario anual, como de las circunstancias familiares y personales de cada trabajador. Para el correcto cálculo es obligatorio que el empleado complete el modelo 145 al inicio de la relación laboral, y cada vez que cambie su situación personal (por ejemplo, por el nacimiento de un hijo). 

Este bloque de devengo y deducciones se cierra con un resumen final donde se refleja el total de cantidades. Por un lado, aparecerá la remuneración total, la base de cotización para la Seguridad Social, la base para el IRPF, el total devengado y el total a deducir. 

En este apartado también suele aparecer el coste de empresa, que, además del total devengado, incluye la parte de cotización que la empresa realiza por el trabajador a la Seguridad Social. Del resultado de estos cálculos aparecerá el concepto que más importa a la mayoría de los trabajadores, el líquido a percibir. Es decir, lo que a final de mes ingresan. 

Fecha y firma de la nómina 

En el documento hay un espacio final que tiene que indicar la fecha y dejar un espacio para las firmas del trabajador y la empresa. El trabajador puede firmar un recibí, lo que implica que acepta que ya tiene el dinero, por lo que se suele pasar a firma a la vez que se paga en metálico o cheque o cuando ya se ha ingresado en el banco la nómina la nómina.  

Si el trabajador firma un recibí del salario, supone que ya tiene el dinero de la nómina.  

4)Conceptos que debemos conocer para entender cómo calcular una nómina 

El cálculo de la nómina puede convertirse en un jeroglífico si no entendemos determinados conceptos que van asociados a la misma. Vamos a intentar explicar alguno de ellos: 

• Percepciones salariales y no salariales No tienen la consideración de salario las cantidades percibidas en concepto de indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de la actividad laboral, las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social y las indemnizaciones correspondientes a traslados, suspensiones o despidos. Por lo general, las percepciones salariales no suelen cotizar a la Seguridad Social. 
• Retribuciones en especie. Son los cheques para comida, para guardería o seguros médicos que la empresa facilite a los trabajadores. También el uso de un vehículo de empresa o la cesta de Navidad podrían aparecer en este concepto. 

• Prorrateo de pagas. Es el cálculo que se realiza para repartir una o varias pagas extras en la retribución de varios meses. En España, lo habitual es que el salario se pague en 12 o 14 pagas. Y, en este último caso, se prorratea la paga extraordinaria. 

Para entender correctamente una nómina debes tener tres conceptos claros: percepciones salariales y no salariales, retribuciones en especie y prorrateo de pagas extra.  

5)Cómo calcular una nómina paso a paso 

Con toda la información de los apartados anteriores, puedes seguir los siguientes pasos para saber cómo calcular una nómina:  

• Analiza la información previa. Antes de comenzar a elaborar la nómina debes analizar una serie de datos:  
• Qué tipo de contrato tiene el empleado (si es indefinido o de duración determinada) y qué tipo de jornada (completa o a tiempo parcial).  
• Qué situación personal tiene el empleado (si está casado o no, si tiene hijos o personas a su cargo).  
• Qué convenio colectivo se aplica al contrato. 
• Qué pagas extra se van a abonar y cuándo (en unos meses determinados o prorrateadas).  
• Qué categoría profesional y grupo de cotización corresponde al empleado.  
• Qué situación tiene el empleado, si está de baja, por ejemplo.  
• Rellena los datos de la empresa y del empleado. El siguiente paso consiste en añadir los datos tanto de la empresa como del trabajador.  
• Añade el periodo de liquidación. Deberás incluir la fecha de inicio y de fin y el total de días trabajados.  
• Calcula los devengos. En este punto tendrás que considerar varios aspectos importantes:  
• El salario base no puede ser inferior al que regula el convenio colectivo aplicable.  
• Los complementos salariales pueden estar relacionados con las características del empleado o del puesto de trabajo.  
• En la nómina deben figurar las horas extraordinarias trabajadas. Para ello se regula por la ley el registro de la jornada laboral.  
• El salario que cobre el empleado en especie no puede superar el 30% del salario bruto.  
• Las percepciones no salariales que se incluyan en los devengos no cotizan a la Seguridad Social. Por ejemplo, pluses de transporte o kilometraje.  
• Aplica las deducciones que correspondan. Ya hemos visto que al salario bruto que resulte de los devengos se aplican una serie de deducciones que darán lugar al salario neto. Se suman todas las deducciones y se restan del salario bruto.  
• Calcula las bases de cotización. Las bases de cotización figuran al final de la nómina y son de tres tipos:  
• Por contingencias comunes. Se calcula con la siguiente fórmula: salario base + complementos salariales sujetos a cotización más prorrateo de pagas extra.  
• Por contingencias profesionales. Se suma a la base de cotización por contingencias comunes el importe de las horas extra trabajadas.  
• Base sujeta a retención de IRPF. Se calcula restando al total devengado todos los conceptos exentos de IRPF. Puedes hacer el cálculo utilizando el formulario que pone a disposición la Agencia Tributaria.  
• Obtén el resultado del líquido a percibir. El líquido a percibir es el resultado de restar a los devengos, las deducciones.  
• Añade las firmas, el número de cuenta y la fecha. Los últimos datos que deberás añadir en la nómina son la fecha, la firma del empleado y la cuenta bancaria en la que se realizará el ingreso.  

6)Descarga gratis nuestra plantilla de nómina 

Pero el trabajo de una empresa no acaba con la creación del documento de la nómina, sino que, habitualmente, tiene que enviar las remesas de las nóminas al banco para que realice las transferencias. De esta forma, los empleados tendrán ingresado en su cuenta el líquido a percibir a final de mes, aunque las empresas tienen hasta el día 5 del mes entrante para hacer el pago. 

Disponer de un programa de nóminas eficiente, que permita hacer los cambios y cálculos de forma ágil, supone un gran ahorro de tiempo para la mayoría de las organizaciones, además de permitir reducir el número de errores en su cálculo. 

En definitiva, es fundamental saber cómo calcular una nómina y utilizar la tecnología adecuada para respetar la normativa aplicable, evitar errores y ahorrar tiempo y recursos.  

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2022 por su relevancia.