El uso de un sistema de gestión documental para almacenar documentos contables permite al departamento desarrollar mejores controles de datos de estas cinco maneras:
Si tiene un sistema basado en papel, una auditoría suele ser un calvario tanto para su departamento de contabilidad como para los auditores. ¿Le resulta familiar este escenario? Un auditor pide ver todas sus facturas de 2021, por ejemplo, así que le das acceso a tus archivadores físicos. Entonces, el auditor se sienta en una sala y examina los documentos en papel. Gracias a la digitalización, los auditores pueden acceder a los documentos que necesitan revisar mediante permisos y búsquedas.
Con un sistema de gestión documental, su departamento de contabilidad está mejor preparado porque los documentos pueden recuperarse al instante mediante los criterios de búsqueda que usted defina. Esto permite a su equipo responder rápidamente a las solicitudes de los auditores y mantener un mayor control sobre la información de su empresa. Cada captura de documento, versión y anotación se registra para una trazabilidad completa, y cada paso del flujo de trabajo se registra para una mayor transparencia del proceso.
2. Creación de un registro de auditoría
Los documentos contables, los datos y la información financiera suelen ser altamente confidenciales. Es importante saber quién ha accedido a los documentos contables. Esto es especialmente cierto para las empresas que cotizan en bolsa. Para cumplir con las leyes, las empresas necesitan un registro de auditoría muy detallado que sólo es posible crear con la gestión documental. Una trazabilidad en la auditoría electrónica pone en marcha acciones que protegen a su empresa de las correcciones propuestas por el auditor, que llevan mucho tiempo. Garantiza un historial fiable de quién accede, imprime o edita los registros financieros, lo que ayuda a determinar responsabilidades en caso de fraude u otros problemas de confidencialidad.
3. Programas de conservación automatizados
Utilizar un sistema basado en papel para aplicar los calendarios de conservación de documentos es un proceso pesado y que lleva mucho tiempo. Su personal debe llevar un registro manual de la antigüedad de cada documento y clasificarlo por fecha, y luego acordarse de desechar los archivos según el calendario previsto de acuerdo con la legislación sectorial, estatal y federal.
Con un sistema de gestión documental, es fácil capturar información como la fecha de almacenamiento o facturación y utilizar esos datos para iniciar un flujo de trabajo automatizado. A partir de ahí, las normas empresariales que establezca especifican cuánto tiempo debe conservar los distintos tipos de documentos, como facturas y estados financieros. El sistema elimina automáticamente los documentos que la empresa no está obligada a conservar. Un sistema de gestión de documentos proporciona las herramientas de flujo de trabajo para permitir la retención y destrucción en momentos predeterminados para que su empresa cumpla la normativa y esté protegida frente a litigios.
4. Análisis detallado de costes
Cuando su organización lleva a cabo un análisis de costes, a menudo su personal necesita acceder a información que no está almacenada en sus sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o de contabilidad. Los detalles de los pagos suelen encontrarse en las facturas y otro justificantes.
Muchas empresas siguen utilizando hojas de cálculo para hacer un seguimiento de los datos extraídos de los ERP y otros programas empresariales, lo que no es la forma ideal de elaborar informes y analizar costes. Cuando se trata de datos complejos, el uso de una solución de software con rigurosas normas de seguridad, control de versiones y sólidas capacidades de integración contribuye en gran medida a garantizar la exactitud de los datos registrados. Los equipos de contabilidad deberían crear escenarios, planificar y analizar los datos de un proyecto, no centrarse en la mecánica de conciliar datos y comprobar su exactitud. Una solución de gestión de documentos que esté integrada con su infraestructura tecnológica hace que el análisis detallado de costes sea mucho más fácil y fiable.
5. Planificación presupuestaria basada en hechos
Cuando su empresa elabora un presupuesto, necesita acceder a información que va más allá de la revisión de sus estados financieros para planificar los futuros costes operativos y de capital. Los estados financieros muestran lo que se gastó en un año determinado. Si quiere saber qué hay detrás de una cifra, necesita analizar también los documentos relacionados. Esta mayor transparencia permitirá a los responsables de su departamento y al equipo ejecutivo evaluar si los patrones de gasto del año anterior serán similares el año siguiente y planificar de forma más inteligente la conveniencia de mantener o cambiar los servicios.
Los procesos que utiliza para almacenar sus documentos contables tienen un enorme impacto en su capacidad para mantener el control de la información que afecta a su cuenta de resultados. Al utilizar un sistema de gestión documental como DocuWare, la documentación está disponible para su recuperación instantánea, lo que mejora el resultado de posibles auditorías y aumenta la precisión de la planificación presupuestaria y el análisis de costes.
Nota del editor: Este post ha sido actualizado para mayor precisión.
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